开会，每个职场人永远逃不过的难题。经常听到许多人抱怨无效会议：
- 每天奔波于各个会议之间，一天下来什么事也做不成
- 会议上讨论发散，经常跑题，超时
- 开完会依然不清楚结论，待办无人跟进、不了了之
而开一场高效会议并不是一件很难的事，拒绝低效无效开会，只需要做好五步：
01 明确会议目标和议题
负责人要提前确定会议目标，比如：将某重要信息同步到位给相关人、针对某问题制定出解决方案等。
接着确定议题，根据每个议题的情况列出议程，计划好各环节的时间，进而确定会议的最终时间，避免会议时长过长。
❗️ 重点：可以通过文档同步、或者群公告等其他方式达到目的的事情尽量避免开会
02 提前准备相关资料，同步参会成员
将会议的主题、目的、时间和议程安排提前同步给参会者，除此之外，会议前要提前准备好会议的相关资料同步给参会者，让参会者先了解会议背景和相关信息，在会议上减少回顾和说明的时间。若需要参会者提前准备的资料，也需要提前通知。
❗️ 重点：只邀请必要的参会者，其余成员可以通过会后发送会议纪要的形式进行信息同步。
03 提前确认会议环境
会议负责人提前入会，确保会议室的可用性、会议设备正常，可提前将会议相关资料进行投屏。
如果是线上会议，会议前：
- 选择合适的线上会议软件：选择一个可靠的网络会议软件，可以避免影响线上会议效率的很多问题；
- 确保畅通的网络环境：会议前提前确认网络环境是否正常，提前进行调试；
04 会中把控节奏，注意讨论范围
主持人
在会议中要严格控制好节奏，按照会议计划进行，预计要超时的时候要加快进度，确保按时结束；当参会者的讨论超出本次会议的内容范围时，要及时叫停，避免跑题，把脱离核心议题的讨论拉回主题，确保每次会议都能按时甚至是提前结束！
会议记录者
每次会议前定好一个会议纪要记录者（非主持人），会议纪要可以采用速记的形式，最关键的信息一般有：会议时间、会议地点、参与人员、主持人、记录人、会议议题、每个议题的结论和待办事项、每个待办事项的责任人和截止时间。
参会人
在会议期间，可以通过以下方式避免分心：自己把手机收起来、静音任何通知、关闭其他程序或浏览器；
05 会后整理会议纪要，跟进待办事项
好的收尾也是关键。会议结束后：
- 及时整理会议纪要：及时将会议讨论的重点及结果输出文档同步给相关成员，避免时间久了记忆的事项不全；
- 输出待办事项，并发送给参会者：不开没有结果的会议，负责人持续关注会议结果相关的工作执行情况；
对于会议待办事项的跟进，可以在 Tower 团队协作工具上进行：
在「会议待办追踪」项目内，一个父任务可代表一次会议，每一次会议产出的待办事项通过批量创建成子任务的方式进行追踪。
新建 Tower 在线协同文档，记录每一次的会议纪要。并关联到对应的会议任务中，方便实时查看每一次会议的相关信息和结论。
对于待办事项，必须明确截止时间和负责人，才可以更好地落地，否则一切只是空谈。在 Tower ，可以为每个任务指定唯一的负责人和截止时间，确保事情落实到位。
对任务设置完截止时间之后，负责人可自定义任务通知，比如「在任务到期前 2 天提醒到任务负责人」，自动督促任务执行，避免忘记任务而逾期。
任务指派完成不代表一次会议已经高效开展了。实际执行任务，并在规定时间内完成任务才是关键。在这个过程中，任务负责人及时通过任务字段和任务评论同步任务进度、以及遇到的问题；当所有待办任务完成关闭，即本次会议已经成功高效地结束了。
通过以上 5 个步骤和在 Tower 上的实践，告别无效会议，只开有用、有结果、有产出的会议~如果您还想看其他干货分享，或者对 Tower 解决方案感兴趣的话，欢迎联系我们。