每个团队在工作过程中都会产生大量的文档资料，这些资料多且杂，是团队重要的资产，所以文档集中存储和在线管理对于团队协作来说是很有必要的。在线文档对于团队协作的意义主要在于以下三点：
1.实现文档集中管理与协作共享
在线文档能按照不同团队需求建立文件管理框架，实现团队文档的集中管理和知识沉淀，使数据价值最大化。大家可以同时在线，对文档进行编辑和协作，不再需要对其他同事发过来的文档进行修改后才能传给下一个人编辑了，另外在线文档能记录编辑的历史版本，文件的每次修改有迹可循，也能回滚到历史版本。
2.打破信息孤岛，保护团队资料
团队成员变动，如果资料都在本地电脑上，容易出现交接不完整导致资料丢失或机密文件外泄；将业务流转过程中所产生的文件存储在线文档里，不仅能规避成员变动带来的信息风险，还能打破信息孤岛，提高信息互通效率。
3.高效办公，随时随地查看
关键的业务资料通过在线文档管理，在出差或者临时有事需要查阅、修改资料的情况下，通过移动端或者临时设备都可以及时调出文档高效办公，不再受办公场地限制。
团队协作中，无论是日常的工作文件，还是项目执行过程中的资产，都需要沉淀并统一管理协同，所以团队在选择协同工具时也应当关注工具的在线文档能力。