工作技能!职场工作中如何正确提问?

在职场中正确提问对解决问题至关重要,提问可以让我们打破思维定势,整理思路,寻找问题的本质,更高效地解决问题。正确提问是职场人必备的能力之一,学会正确提问可以参考以下几点:

 

一、抓住问题的关键

 

首先,在提问前要明确提问的目的,本次提问需要解决的问题是什么。将问题结构化能够更快定位问题的关键,可以参考“6W2H分析法“进行问题分析,以某个网页访问量下降的情况为例:

  • What(是哪些数据下降了)
  • When(访问量从什么时候开始下降的)
  • Where(从哪里开始下降的)
  • Who(流失的是哪些用户)
  • Why(为什么下降)
  • Which(接下来该怎么做)

那么问题的关键是:基于前五点分析得到的信息,接下来应该怎么做?

 

二、带着解决方案提问

 

正确提问的一个关键点是:学会封闭式提问,即带着解决方案提问。提问时要向被提问者同步目前问题的思考方向、解决办法,而非让对方直接告知问题的答案。可以将解决方法以提问的方式让被提问者选择,例如:针对访问量的下降原因,我做出以下几点分析,应对的方案有 A 和 B 两种,你觉得哪种方案会更好呢?你有更好的建议可以给到我吗?

 

三、注意提问的时间和语气

 

在提问的过程中要注意简明扼要,抓住重点,尽可能用简短几句话概括,但前提是要同步清楚背景;同时也要把握好提问的时间,一般5~10分钟即可,不要耽误太长时间,以免影响被提问者后续的工作安排。提问时不要以盘问或反问的语气交流,尽量以请教的口吻提问。

 

四、提问后做好总结

 

提问结束后要学会自己做总结,整理好当前的思路,梳理问前问后的思维变化情况,根据被提问者给出的意见及自身想法思考:为什么要这样选择,是基于什么维度考虑的,下次遇到这样的情况应该怎么解决。

 

在工作中正确提问可以帮我们整理出自己的想法、了解对方的需求、弄清楚问题的本质,以便能更快解决问题,更加高效地推进工作进度。

如何写一份优秀的周报或月报?

周报或月报是以周和月的时间维度总结工作内容,向上汇报工作产出、自我经验沉淀的一种方法。今天来为大家介绍如何写一份优秀的周报或月报。

 

一、撰写的方法

 

1.本周/月工作完成情况

 

无论是周报或月报,都可以将工作内容划分成不同的类型,以优先级排序,整理出截止本周/月的工作完成情况,同步重点信息、风险点及备用方案、下一步计划等。注意这部分多用数据分析说明,数据化呈现更能让领导把控进度,也能让自己更好地回顾工作完成进度,及时总结。

 

2.对齐 OKR

 

对齐目标,基于 OKR 的完成进度和情况简单分析工作执行情况,这一步主要是以量化的形式展现自己的工作产出

 

3.下周/月计划

 

基于本周/月的工作完成情况,对下周/月的工作做出计划,依然可以按照优先级、工作类型来划分。

 

二、注意事项

 

  • 整体简洁明了
  • 逻辑清晰
  • 量化表述

 

写好一份优秀的周报或月报有利于定期总结和复盘沉淀,通过总结汇报,分析工作中出现的问题,提前解决暴露出来的风险,也有利于争取资源或其他支持。

如何做好一个 PPT?

制作 PPT 是职场人必备的办公技能之一,制作时最重要的就是逻辑条理要清晰,用最精简的内容表达出希望呈现的思想,其次是整个 PPT 的视觉效果要统一,我们可以将制作的思路分为四个步骤:

 

一、建框架

 

制作 PPT 实际上是通过图片、文字、表格等形式相结合,来叙述某件事。就像写文章一样,在制作前应该先构建好框架。

框架的构建就像一条故事线,关系着后续制作和演示的逻辑,可以借助思维导图工具和分析方法来进行构建。

  • 思维导图——可用于梳理 PPT 的整体思路,从整体到局部列出各要点,标注好重点,后续搭建可以根据思维导图填充内容
  • SCQA 模型——根据情景-冲突-疑问-答案的表达方式进行搭建,实现汇报的起承转合
  • 金字塔结构——可以参考金字塔结构中结论先行,自上而下的方式进行拆解

 

二、填内容

 

框架构建完成后就可以进行内容的填充啦,内容的形式主要有文字和图表。文字和图表的处理要注重合理性,无论哪种形式,都要遵循一个原则:以最精简易懂和最合适的形式来表达,避免华而不实的内容出现

  • 文字

  (1)展示重点内容,注意信息的提炼,尽量使用概括性表述,越精简越好,但前提是能说明清楚

  (2)重要信息提供数据支持,以数据+文字说明的形式展开分析,方便他人的理解

  • 图表

    利用折线图、数据表、流程图或相关配图进行补充,实现信息可视化

 

三、定风格

 

PPT 的风格决定了整篇的视觉效果,在确定风格时可以针对不同的业务场景、受众人群或企业文化进行选择,确定风格后还需要考虑 PPT 的内容设计:

  • 注意字体搭配:根据文本决定字体的粗细、字号等
  • 注意色彩搭配:主色鲜明、配色色调要一致
  • 可以浏览一些 PPT 网站,多参考不同的风格

 

四、做调整

 

当内容和排版设计基本完成后,可以点击放映,结合汇报时间进行演示,根据效果进行调整,注意逻辑顺序是否和汇报框架一致。

 

PPT 不止是一份报告和一项办公技能,同时也是员工结构化思维的体现,结合“内在”和“外在”,不断归纳总结“内在”内容,学习优秀的“外在”布局就能制作出一份好的 PPT。

如何进行工作汇报?

工作汇报是呈现工作成果和工作内容的常见方式,是汇报者工作价值的体现,也是职场必备的能力之一。汇报过程可以分为以下几点:

 

1.抛结论

 

参考麦肯锡金字塔原理,汇报时结论先行。一般情况下,领导更重视结果,先抛出结果再进行简单阐述。注意工作汇报时少用描述性词汇,多使用数据对比来呈现结果。

 

2.讲背景/原因

 

汇报时要说明清楚该项工作的背景,并向领导展示工作的进度,确定工作是否按照原计划推进,以及有哪些环节需要进行优化,并说明需要优化或改进的原因。

 

3.备方案

 

提出问题的同时应提前准备好多个解决方案,汇报时分析各个方案的重点及风险预估,并从中选出一个最优方案给领导,这一环节是汇报者独立思考能力的体现 。

 

4.重逻辑

 

在工作汇报之前先整理好逻辑,梳理好内容,明确核心和重点,分点说明,并把重要的事情放在前面说,切忌长篇大论,偏离主题。

 

5.做演练

 

汇报前可以提前演练,把控好时间、调整好心态、注意语速和表达的逻辑,熟悉汇报的内容,避免卡壳,保证汇报的顺畅。

 

工作汇报是工作中的重要环节,定期汇报能实时更新工作的情况,让后续工作开展更顺利。

如何进行工作资料管理?

在日常工作、项目管理过程中,我们总是会跟各种各样的文件文档打交道,数量庞大的文件、每个文件又有不同的版本,导致我们需要花费大量的时间去对文件进行查找和管理。因此,定期进行工作资料管理是十分必要的,接下来为大家介绍几个简单有用的小 Tips:

 

规范文件命名

 

工作资料管理最重要的一点是:在对文件命名的时候,要统一规范,说明清楚,方便后续的查找,比如可以以“文件名称+版本+日期”的形式来命名。

 

做好文件分类

 

很多人都遇到过这样的情况:文件散落在各处,桌面上全部都是密密麻麻的文件,找一个文件花费很久的时间,那是因为没有对文件做好分类,做好文件的分类能帮我们节省 90% 的时间

尽量用不同的文件夹-子文件夹对文件文档进行分类,在对文件进行分类前,可以借助思维导图进行梳理思路,找到最适合自己的分类形式。

也可以创建一个临时的文件夹,用于存放一些临时的不好分类的文件,并定期去做删减和进一步的分类,对于单个文件也可以用优先级来划分。

 

文件管理工具

 

用在线文件管理工具也可以大大提高我们的工作效率,比如选择带网盘功能的协同工具、在线的文档笔记工具,功能不需要太复杂,支持上传/下载文件、在线创建和编辑、多端查看即可,如果涉及到团队协作,那可以关注在线共享和在线多人编辑的功能。Tower 有丰富的文档文件管理能力,支持多人在线编辑,助力团队实现高效协作。

工作资料管理

 

以上就是关于工作资料管理的几个 Tips 啦,希望可以帮到您。

如何高效开会?

开会是必不可少的工作之一,然而您是否:每天奔波于各个会议之间,会议经常超时跑题?开完会依然不清楚结论,待办无人跟进、不了了之?高效开会是每个人追求的事,拒绝低效无效开会,只需要做好五步:

 

一、明确会议目标,安排会议日程

 

负责人要提前向所有参会成员发送日程和议题,让大家了解会议的目标和流程。议程要根据每个议题的情况列出核心点,计划好各环节的时间,让参会者提前做好准备,同时也能合理安排自己的日程。

 

二、提前备好资料,同步参会成员

 

会议前要提前准备好会议的相关资料同步给参会者,如汇报材料等,让参会者先了解会议背景和相关信息,在会议上减少回顾和说明的时间,保证会议可以高效进行。

 

三、确定会议主持,把控会议节奏

 

主持人在会议中要严格控制好节奏,按照会议计划进行,预计要超时的时候要加快进度,确保按时结束;议题开始前主持人可以先简要介绍会议背景,列出会议重点,可以留适当时间给参会者探讨;会议接近尾声时简要概括会议的结论,让参会者达成一致。

 

四、注意讨论范围,紧扣会议主题

 

会议主持人在会议中是主导者,讨论时要把控好现场,当参会者的讨论超出本次会议的内容范围时,要及时叫停,避免跑题,把脱离核心议题的讨论拉回主题,才能保证会议的有效和高效。

 

五、整理会议纪要,产出待办事项

 

除了把握好会议过程,好的收尾也是关键。会议结束后要总结会议中的关键点,整理出会议纪要,输出待办事项,并发送给参会者,不开没有结果的会议。

 

总结下来,高效开会的关键在于是否有明确的会议目标。会议开始前,要把清晰的目标和相关信息传递给参会者,会议的主题和讨论应该围绕着目标开展。最后,每个会议都需要输出会议纪要和待办事项,会议的待办事项可以借助 Tower 进行跟进,负责人可以实时同步跟进情况,让项目管理与团队协作更高效。