工作效率

谁都不喜欢被工作进度绑架，被时间压得透不过气。合理的工作进度安排是事半功倍的秘诀，帮助我们轻松完成任务，做好工作进度安排三步骤：1.工作规划 2.解决拖延症 3.时间管理，work-life balance 不是难题。

 

工作进度安排第一步：工作规划

 

工作规划的重要性是经常谈到的，养成每天先规划，再行动的好习惯。无论是用纸质便利贴、电子备忘录、任务管理软件，都可以及时将工作进行规划和记录，并区分任务的优先级，将时间和精力集中在重要的事情上。

 

工作进度安排第二步：解决拖延症

 

拖延症是指在应该着手处理任务时，一直拖着不做的情况，这是绝大多数人都有的问题。

 

背后有多种原因：

（1）焦虑和恐惧：拖延可能是由于任务的复杂性、难度或对未来结果的担忧。对于一些人来说，宁愿拖延，也不愿面对可能的失败。

（2）缺乏动力：对任务缺少动力和热情时，容易造成拖延。

（3）决策困难：当任务有多个选择或决策需要做时，则可能陷入犹豫不决，导致拖延。

（4）完美主义倾向：一些人在追求完美时，会害怕开始一项任务，担心不能达到他们心目中的标准。

 

克服方法：

1. 找出拖延的原因：了解自己拖延的原因，是恐惧、压力还是无动力，有助于针对性地解决问题。
2. 设定明确的目标：明确目标，并将大型任务拆分成更小、可管理的步骤，会更容易完成，增加动力和成就感。
3. 制定优先级：识别和处理最重要的任务，避免陷入琐碎事务的困境。
4. 设定奖励机制：激励自己在任务完成后得到一些奖励。
5. 战胜完美主义：接受任务可能不会完美，鼓励自己先完成，再逐步改进。
6. 消除干扰：在工作时，关掉社交媒体、手机通知等干扰因素，以保持专注。

 

工作进度安排第三步：时间管理

 

工作进度安排其中最重要的一步就是时间管理，以下几种时间管理方法可以帮助我们更高效地利用时间：

（1）帕累托法则（80/20法则）： 帕累托法则认为80%的成果来自于20%的投入，将注意力集中在最重要、最有价值的任务上，可以在最短的时间内获得最大的收益。所以：识别关键的20%任务，并专注于完成它们。

（2）番茄工作法： 番茄工作法将时间切分成 一个个 25 分钟的时间钟进行工作，每个时间钟之间休息 5 分钟，完成一系列番茄钟后休息更长时间。

（3）时间叠加法： 时间叠加法是利用未来的空闲时间来完成小任务，例如在等公交车的时候查看邮件或阅读资料，合理利用碎片时间。

（4）时间盒法： 时间盒法与番茄工作法类似，是将工作切分成特定的时间段，并为每个时间段分配特定任务。在时间盒内，专注完成该任务，有助于避免拖延和分散注意力。

（5）奥卡姆剃刀原则（Occam’s Razor）： 奥卡姆剃刀原则指出，在解决问题或做决策时，应该选择最简单、最直接的方法，化繁为简，避免不必要的复杂性，减少时间和精力的浪费。

（6）蔡格尼克记忆效应（Zeigarnik Effect）： 这是一种记忆效应，认为未完成的任务会占用大脑的工作记忆，导致注意力分散。所以及时将未完成任务记录下来，有助于释放注意力，避免焦虑。

 

通过以上几个步骤，选择适合自己的时间管理方法，工作进度安排将会变得更加轻松，实现 work-life balance！如果您对 Tower 任务管理工具感兴趣，欢迎点击右上角「免费试用」，开启轻松工作进度安排。

提升工作效率是每个打工人都头疼和需要面对的挑战。随着工作量和任务的增加，我们需要学会如何更加高效地完成任务。本文我们将分享 10 个提升工作效率的实用技巧，希望可以帮到大家，每天准点下班。

 

为什么提升工作效率这么难？

 

提升工作效率并不是一件简单的事情，我们经常会遇到导致提升工作效率变得困难的因素：

（1）习惯问题：我们可能已经养成了一些不良的工作习惯，比如工作时喜欢不停看社交媒体，这些习惯会影响工作效率，而改变这些习惯需要付出时间和精力。

（2）缺乏动力：缺乏动力是一个常见的问题。当我们感到没有动力时，就很难专注于工作。

（3）时间管理问题：这是最影响工作效率的一个因素，时间管理不好会让我们陷入迷茫的忙碌而无法高效地完成任务的困境。

（4）缺乏资源：缺乏必要的资源，比如人员、设备、资金等，或者需要他人确认和协助的事情迟迟没有反馈，也会影响我们的工作效率。

（5）压力和焦虑：压力和焦虑也是影响工作效率的一个重要因素，可能会影响我们的思维和判断能力。

（6）技能问题：如果我们缺少必要的技能和知识，就很难在工作中表现出色，工作的执行将会变得困难，需要花费更多的时间去完成。

 

提升工作效率的实用技巧

 

提升工作效率需要面对许多挑战和困难，克服这些困难首先需要认真地分析自己的问题，找到适合自己的方法来解决这些问题，才能逐渐提升工作效率，以下 10 个实用技巧分享给您：

 

1、制定工作计划

 

一个好的计划是提升工作效率的关键和基础。在开始任何工作之前，先规划一下要做什么，以及在什么时间内完成，这样才能合理安排时间，并有条不紊地完成任务。

 

2、使用任务管理工具

 

比如 Tower、ONES 等这类任务管理工具能够帮助我们将工作在线化，与同事在线协作，共享任务信息，实时同步项目状态，能够更有效地规划任务、管理时间，以及跟踪进度，帮助我们提升工作效率。

 

3、学会集中注意力

 

在日常工作中，我们经常会面对各种干扰，比如社交媒体、电子邮件等，这些干扰会降低工作效率。我们可以通过一些方法集中注意力，比如番茄工作法、2 分钟工作法等。

• 2 分钟工作法：能快速（2 分钟内）完成的事情立马去做，否则事项越堆积越多，容易造成巨大的心理负担，不如立刻解决。
• 番茄工作法：创一个待办任务，将番茄钟的时间定为 25 分钟，并开始集中注意力去工作，期间不做与该任务无关的事，25 分钟后短暂休息 5 分钟，再开始下一个番茄。每 4 个番茄时段可以多休息一会儿（一般是 20 分钟左右）。

 

4、优化工作环境

 

良好的工作环境能够提升工作效率。在工作时，保持一个安静、整洁、舒适的环境，能够更好地集中精力完成任务；同时，充足的照明、适当的温度和通风等因素也会对工作效率产生影响。可以定期整理工位办公桌，布置成最适合自己的样子，尽量不放干扰工作的东西；当工作环境较嘈杂时，可以戴上耳机专心工作。

 

5、学会多任务处理

 

虽然单任务处理能更好地集中注意力，但是在工作中通常有许多任务要执行。学会多任务处理是提升工作效率的一个重要技巧，在处理多个任务时，给任务制定优先级，按照优先级顺序去合理分配时间再进行处理是一个好方法。

 

6、学会合理分配时间

 

为了提升工作效率，我们需要学会合理分配时间，一般提倡按照任务优先级和难易程度进行安排时间。在 Tower 项目中，通过「时间线视图」可以快速为任务排期，拖动调整任务的开始时间和结束时间，帮助我们有效分配时间。

 

7、学会团队协作

 

其实在职场中，大部分工作都是需要和其他人一起合作才能完成任务的，学会团队协作能够大大提升工作效率。

创建 Tower 项目 ，将工作创建成任务，分配给对应的负责人，通过字段补充任务信息，及时更新任务进度，其他同事只需要进入项目，即可快速了解相关信息，而不需要反复询问确认，大大节省时间。

 

8、学习新技能

 

掌握新的工具和技能，能够让我们更好地完成任务，也能提高我们的职业竞争力，为未来的职业发展打下坚实的基础。可以通过各类学习网站、演讲平台、阅读书籍、参加讲座论坛等方式学习新技能。

 

9、学会调整心态

 

心态对工作效率有很大的影响，保持乐观、积极的心态，能够让我们更加专注地完成任务。同时，也需要学会接受挑战和失败，不断调整自己的心态，让自己更好地适应不同的工作场景。

 

10、学会拒绝

 

在工作中，我们可能会遇到一些与工作无关的请求。如果不拒绝，这些事情会占用我们的时间，降低工作效率。因此，学会拒绝是非常必要的，当有一些无关紧要的请求时，坚定地说”不“。

 

总之，提升工作效率需要我们采用多种方法和技巧。从制定计划、使用任务管理工具到学习新技能、调整心态，都是非常重要的。通过不断学习和实践，我们可以逐渐提升工作效率。如果您对 Tower 感兴趣的话，欢迎点击文章右上角的「免费试用」按钮，创建试用团队进行免费体验。

项目经理通常需要同时处理并协调多项任务，确保项目按质按时完成。学会多任务管理可以更好地组织和计划任务，提高工作质量，同时也可以减少任务的重复或者冲突，提高工作效率。今天就给大家提供一些有效的多任务管理的技巧和工具，希望能帮助大家高效地完成任务！

 

一、 多任务管理中的挑战

 

同时处理多个任务时常常需要建立有效的多任务管理策略来应对，在多任务进行时您是否也遇到了这些问题呢？

• 分心和注意力不集中：处理多个任务时可能精力分散，容易出错。
• 时间不足：在同一时间内完成多个任务可能会导致时间紧张，影响工作质量。
• 沟通和合作：处理多个任务可能涉及到与他人的协作和沟通，需要协调多个人的意见和时间表，以确保任务顺利完成。
• 优先级选择困难：在多任务管理中，必须确定每个任务的优先级，这可能会导致决策困难，从而影响工作效率。
• 压力和焦虑：处理多个任务，尤其无法按时完成时可能会带来压力和焦虑，从而影响心理健康和工作质量。

 

二、有效的多任务管理技巧

 

掌握多任务管理的技巧，可以更好地管理时间和任务，实现工作和生活的平衡。多任务管理时您可以按照以下的步骤来推进：

1. 制定合理的项目计划：项目经理需要制定具有可行性的项目计划，分解任务清单，确定各项任务优先级，并合理分配资源。
2. 灵活应对任务变化：项目经理需要预测和应对任务变化，定期评估项目进展和资源利用情况，及时纠正问题和调整计划。
3. 设立目标和阶段性成果：将项目目标分解成几个阶段性成果，项目经理更容易跟踪项目的进展情况，也有助于团队成员清晰了解整个项目的方向和目标。
4. 借助多任务管理工具：项目经理可以使用任务管理工具来统筹管理项目进度，跟踪各项任务的完成情况。

 

以 Tower 任务管理工具为例，在 Tower 中，您可以快速地进行任务分配、团队协作、进度跟踪和项目管理。成员可以实现在统一的平台上快速交流任务、在线协作，并实时查看各项任务的状态和进度，高效推进多任务管理。

首先，您可以先将工作拆解成多项任务，按照阶段或者时间维度创建「任务清单」，在「任务清单」下又可以继续创建「任务」并设置「截止时间」，同时也可以添加字段来补充任务信息，例如「优先级」等。

 

Tower 提供了多视图的管理，支持快速切换视图查看任务，包括：「列表视图」、「看板视图」、「时间线视图」和「日历视图」。您可以根据不同的需求切换视图，多任务进行时可以通过「看板视图」查看不同阶段、状态下任务的完成情况，也可以通过「时间线视图」查看任务的排期。

 

 

您还可以使用「筛选」或「分组」的功能结合需求添加「自定义视图」，例如多任务管理时可以创建一个「紧急且重要的任务」视图，设置条件为优先级高，截止时间为某个日期，这样负责人就可以直接在该视图下查看任务，及时跟进。

 

多任务管理时可能需要跨部门沟通协作，在 Tower 里，您可以添加一个「协作者」的成员字段，将相关成员拉到任务中，通过修改字段来同步任务情况，也可以通过「添加备注」的形式评论任务，方便协作者及时收到任务信息的通知，提高沟通效率。

 

三、多任务管理中的注意事项

 

1. 合理分配资源：在确定项目计划和任务分解清单时，项目经理需要考虑人力和资金的限制，保证任务和资源的平衡性。
2. 按优先级处理：项目经理应该先处理高优先级的任务，以确保项目能够按时完成。
3. 确保沟通渠道：项目经理需要建立有效的沟通渠道，确保项目团队成员及时更新进展情况，同步问题和解决方案。

 

多任务管理是项目经理成功管理项目的关键要素之一。项目经理在协调和管理多项任务时，主要通过制定合理的项目计划来应对多变的任务，并设立目标和阶段性成果，以及借助任务管理工具来跟进。如果您对 Tower 感兴趣，欢迎大家点击右上角的「免费试用」按钮，开启您多任务管理的高效之旅～

工作之后，每天都有处理不完的事情，相信「这么多事情，我该怎么安排？」是每一个打工人都面临过的困惑，而如何进行高效任务管理，提高自己的工作效率，也是每个职场人的必经阶段。

对于任务管理方式，也有很多不同的流派，比如 GTD 工作法、2 分钟法则、番茄工作法、Time-boxing（时间块工作法）、单核工作法，还有基于项目管理思维的 PDCA（戴明环）等等。今天要给大家推荐的是最容易上手的：四象限工作法（四象限法则）。

 

根据职场调研，大多数职场人表示，自己每天的工作时间很容易被各种杂七杂八的事情占据，或者正在进行中的工作容易因为临时被插入其他任务而中断，导致自己在工作时间内没有办法完成既定的工作计划，最后只能通过加班赶进度，想要进行高效任务管理很难。

四象限法则认为，每天工作中要处理的事情虽然很多，但是大体上可以根据重要性和紧急程度划分为「重要且紧急」、「紧急不重要」、「不重要不紧急」、「重要不紧急」四种类型。

 

而我们在每天工作开始之前，要做的第一件事是把待处理的任务，根据重要和紧急程度进行区分，把它们安排到不同的「象限」中，并且把安排展示到自己随时可以看到的地方，用来提醒我们：什么工作是今天最重要/最紧急的。

 

显然，随着工作的增多，象限里面的内容也会逐渐增加，这个时候老式的纸质便签或者玻璃白板就不再适用了，我们可以用一些数字化的方式来解决这个问题。

在 Tower 中，通过看板视图，创建四个看板列表，分别代表「重要且紧急」、「紧急不重要」、「不重要不紧急」、「重要不紧急」四种类型的任务，通过这种形式我们可以随时看到该类型下还有哪些任务没有完成，同时可以看到截止时间，来帮助我们判断当下应该最优先处理什么工作。

 

除了应用四象限法则进行高效任务管理外，在执行工作期间，要注意尽量避免被打断，尽量把它们放到任务完成之后再去处理。如果您对 Tower 感兴趣的话，欢迎点击文章右上角的「免费试用」按钮，创建试用团队进行免费体验，或直接与我们的解决方案专家沟通。

工作拖延实质上是因为在焦虑或压力的驱动下表现出来的一种回避性的行为，拖延在一定程度上能缓解当下因工作问题而产生的焦虑情绪，但是拖延过后，越临近交付时间就会越焦虑，并且在短时间内完成的任务质量也会大打折扣。今天就给大家分享几个克服工作拖延症的小技巧！

 

1.制定详细的工作计划  

 

好的计划就是好的开端，制定每日/周工作计划能够让自己清楚该时间段的所有工作内容。工作计划表可以明确到具体的时间点，将每项工作的执行时间都列出来，每完成一项可以划掉或者打勾，通过合理的时间安排有序完成工作。例如：

• 上午 10 点 – 11 点：整理本周运营数据
• 下午 3 点 – 4 点：整理本月需求文档

此外，也可以利用甘特图来制定计划，甘特图是项目管理中常用的一种进度管理工具，能够清晰地看到每项工作的排期，制作甘特图时可以通过时间颗粒度及颜色来区分任务的完成情况。

 

2.划分任务优先级

 

事有轻重缓急，工作中不同的任务都可以划分出优先级，比如按照任务的截止时间、紧急程度等因素来划分，按照优先级的顺序从高到低依次执行，这样就可以避免拖延到最后所有工作都变成重要且紧急的任务，有效防止工作拖延。

 

3.巧用任务管理方法

 

合理的工作方法能够帮助我们提高工作效率，更快完成任务。比如：

• WBS：工作拆解方法，将每项工作按一定的原则拆解成多条任务来执行。
• 四象限法则：按任务的重要性和紧急程度分类，将任务分为重要且紧急、紧急不重要、不重要不紧急、重要不紧急四种类别。
• 番茄工作法：每个番茄时钟为 25 分钟，工作 25 分钟后休息 5 分钟。

 

人们选择拖延的大部分原因是需要执行的任务多且杂，但拖延到最后还是得在短时间内完成。如果能够合理安排好工作，做到松弛有度，也就不会逃避导致逾期等不良后果，但克服工作拖延症最重要的还是需要端正自身态度，不要给自己拖延的机会，立刻行动起来！

疫情期间，居家办公已经成为常态，然而居家办公的效率往往大打折扣，今天来为大家介绍居家办公时保持高效率的 5 点技巧：

 

1.良好的办公环境

 

很多人居家办公时会选择在床上、沙发等地点，生活和工作分不开，不易集中精神。建议可以选择家里某一个特定的区域作为办公场所，与其他环境严格分割开，建立一个良好的工作环境，并保持工作区域整洁、足够的照明和通风。还有个实用的技巧：最好避免穿睡衣进行办公哦~

 

2.减少干扰

 

在家中，干扰工作的因素很多，需要我们尽量避免干扰，比如通过关闭手机、离开家中娱乐区域、限制社交媒体和其他在线活动的使用时间、与家人约定好不被打扰的工作时间等措施来减少分心。

 

3.作息规律，适当休息

 

很多人居家办公时作息混乱，睡到上班前一刻，也没有严格的下班时间，这样反而效率更低。

其实居家办公时很容易被忽略，但是非常重要的一点就是要保持规律的作息时间，避免熬夜过度工作。最好可以提前起床，吃早餐，喝一杯咖啡或者茶再投入工作中，中午也可以适当进行午休。

 

4.严格进行时间管理

 

可以尝试为自己的工作设定优先级、制定时间表并合理安排工作，并通过“番茄工作法”等时间管理方法来有效地安排工作时间。这种方法指的是每隔 25 分钟工作一段时间，然后休息 5 分钟，以便更好地集中注意力和提高工作效率。也可以使用提醒或计时器来提醒自己开始工作或休息。

 

5.通过办公工具管理工作

 

居家办公离开了办公室环境，同事之间不再面对面沟通工作，这时，我们更需要主动沟通和同步工作情况。可以借助 IM、团队协作工具等进行在线实时沟通和工作进度同步。Tower 团队协作管理工具，用简单方式打通业务全流程，通过 Tower 将工作在线化，共享任务信息，实时同步项目状态，进行团队知识沉淀，让项目管理与团队协作更高效。如果您对 Tower 感兴趣，欢迎点击文章右上角的「免费试用」按钮，创建试用团队进行免费体验。

34 枚金币时间管理是一种通过每天行为记录来规划个人时间的方法。通过这种方法可以记录每天花了多少时间做了什么事，以金币的形式统计每日时间消耗，从宏观的角度分析个人时间安排，并进行改善以提高工作效率。

 

为什么是 34 枚金币呢？在这一方法中 1 枚金币代表半个小时，除去睡觉的 7 个小时，每天剩下的时间一共 17 个小时，换算后每人每天便拥有 34 枚金币。

艾力又把生活中的所有事分成了五类，并以不同颜色（颜色可自定义）来区分：

• 蓝色：娱乐时间
• 绿色：休息时间
• 橙色：强迫工作时间
• 灰色：高效工作时间
• 红色：无效时间

34 枚金币时间管理是以表格的形式管理的，以 Tower 为例，一个任务代表一件事，通过日期字段记录不同事情所发生的时间，即代表消耗一枚金币，通过不同颜色的标签区分事情的类别，通过这样的方式，合理规划个人时间，大大提高工作效率。

 

这种管理方法类似于记账，具有一定的趣味性和操作性，在记录的过程中不仅能够查看自己每日/周/月的时间分配情况，还能通过颜色分布判断消耗时间的事情占比，从而改善自己的时间分配，轻松提高工作效率。

应用 2 分钟工作法可以提升工作效率，核心理念是能快速（2 分钟内）完成的事情立马去做，否则事项越堆积越多，容易造成巨大的心理负担，不如立刻解决。  

以 2 分钟为界限，2 分钟内能完成的事，比如发送一份文件，提一个需求等，立刻执行，然后再做那些需要 2 分钟以上的事。这样待办清单就不会太长，我们的压力也会减少，避免分散注意力。

 

以上就是 2 分钟工作法的介绍，希望可以帮您提升工作效率，快去应用起来吧~

而 GTD 的核心理念是提倡我们及时把脑海中的所有事情都记下来，暂时清空大脑，将影响工作效率的事情暂时放到一边以便集中注意力，再去整理组织和按计划执行。当我们清空大脑后，就可以无所顾虑地集中注意力去做当前的事情了。

 

看板（Kanban ）方法通过限制在制品（WIP）数量、拉动式（Pull）系统的方式来发现工作瓶颈，以便于进行改进，进而提高生产效率。

通常由三部分组成：