Trello 是什么,类似 Trello 的看板管理工具还有哪些?

Trello 是 Atlassian 公司旗下的一款基于看板管理理念而生的项目管理工具,以其直观的看板界面和灵活的功能受到许多团队的欢迎。当然,除了 Trello,市面上还有许多同样支持看板功能的项目管理软件:Tower、Monday、Wrike、clickup,总有一款适合你~

 

什么是看板?

 

首先,我们来简单了解下 Trello  强调的看板是什么。

作为一种常用的项目管理办法,看板通过将任务和相对应的工作流程可视化展示在一个面板上,看板通常以「列」的形式进行呈现,每一列代表一个阶段或者一个状态,而每一个需要完成的任务则以卡片的形式放置在相应的列中,让团队成员能够一目了然当前不同阶段中有哪些需要处理的事项。

看板作为一种项目管理办法,具有一些自己的独特优势:

  • 布局简单,容易理解,信息公开透明,团队成员能够快速掌握项目的状态和进展
  • 可以根据项目和团队的实际情况进行定制,并对内容进行调整
  • 对于敏捷开发等具有明确流程的项目友好
  • 帮助团队聚焦当前需要处理的任务,避免信息分散和遗漏

 

Trello 是什么?

 

Trello 由 Joel Spolsky 和 Michael Pryor 创立于 2011 年,总部位于纽约,2017 年被 Atlassian 公司收购,是 Atlassian 公司旗下的产品之一。

Trello 的团队一直专注于研发简单、直观的工具,以帮助团队更好地协作和管理项目。作为一款简单易用的项目管理工具,它以其直观的看板界面和灵活的功能受到许多团队的欢迎。

Trello

 

Trello 支持:

(1)看板式界面:以看板的形式呈现任务,这种可视化界面有助于团队迅速了解任务的不同阶段。

(2)卡片管理: 每个任务以卡片的形式呈现,卡片包含标题、字段、附件等信息,使任务的细节一目了然。

(3)可定制化: 支持自定义看板、列表、标签等,以适应不同团队和项目的需求。

(4)实时协作: 多人可以同时在同一个看板上工作,实时添加、移动和更新任务卡片,并进行在线讨论。

(5)插件和集成:可以与其他工具和应用集成,如 Slack、Google Drive 等,提供更多功能和便利性。

(6)移动端应用:提供移动端应用,使团队可以随时随地管理任务和项目。

 

其他支持看板的项目管理工具

 

除了 Trello,市面上还有许多支持看板功能,简单易用的项目管理软件,接下来为大家介绍下面这几款项目管理工具:Tower、Monday、Wrike、clickup,快来看哪一款更适合你吧~

 

一、Tower

 

作为国内知名协作工具,无论什么行业、什么场景,Tower 能够帮助团队有效地进行任务的跟踪、管理,以及任务和项目中产生的各类文档、文件管理,帮助团队在统一平台上进行工作与沟通,避免信息分散。

👉 Tower 官网:https://tower.im/

 

1、提供多种视图模式

 

Tower  提供了 4 种不同的视图模式,其中也包含了与 Trello 类似的看板视图,Tower 的看板视图还支持上传任务封面哦,直接在看板上即可看到任务卡片相关的图片内容!比如在招聘管理中,可以将简历照片直接作为候选人任务的封面,无需打开简历,就可以分辨每一个候选人。

还可以将常用的视图内容保存成为自定义视图,方便随时调用和查看。团队成员也可以保存只属于个人的自定义视图,按照自己的查看偏好来展示项目内容。

 

2、便捷的文档/文件管理与知识库

 

Tower 为每个项目都提供了独立的文档/文件管理区域,支持团队直接创建在线文档或上传本地文件,并对文件/文档进行版本管理与下载,确保团队成员在协作过程中随时都能获得最新版本的文件文档。

 

3、丰富的权限控制

 

在每个项目中,都可以自定义不同的角色,并对每个角色进行权限配置,包括:项目相关操作、任务相关操作、文件相关操作、文档相关操作、日程相关操作等,保证项目数据和信息安全,避免误操作导致出错。

 

除此之外,Tower 还支持:

  • 通过丰富的筛选条件和筛选组合对任务进行筛选,快速找到关注的任务
  • 自定义项目模板,将项目保存为团队模板,方便后续一键复用
  • 自动统计项目进展以及任务延误率统计,以便分配资源
  • 支持全局搜索,输入关键词,快速找到相关的内容
  • PC端、移动端小程序,实时同步数据,无论在哪,都可以随时查看和操作

Tower 界面简洁,操作简单,功能丰富,适用于各种各样的项目:软件研发、产品设计、客户管理、招聘管理、销售管理等等,是一款不仅仅支持看板功能的强大的项目管理工具。

 

二、Monday

 

Monday 成立于2012年,是一家以协作和项目管理为重点的软件公司。该公司旨在帮助团队更高效地协作、管理项目和工作流程。

主要功能特点:

  • 看板视图: Monday 提供与 Trello 相似的看板视图,帮助团队轻松跟踪工作进度。
  • 多种视图: 除了看板,还支持日历、甘特图、表格等多种视图,以满足不同类型的项目管理需求。
  • 自定义工作流程: 各团队可以按自己的需求自定义工作流程。
  • 通知和提醒: Monday 系统会及时向用户发送通知和提醒,确保团队成员不会错过重要的任务和更新。
  • 协作和评论: 团队成员可以在任务卡片中进行评论和讨论,实现实时协作。

它的灵活性和可定制性使其适用于不同规模和类型的团队,帮助他们更高效地协作、跟踪任务和管理项目。

 

三、Wrike

 

Wrike 成立于2006年,总部位于美国加利福尼亚州圣何塞。Wrike 是一款功能丰富、灵活的项目管理和协作工具,专注于帮助团队实现更高效的工作流程和协作方式。

主要功能特点:

  • 任务管理: Wrike 提供任务管理功能,支持创建、分配、跟踪和更新任务。
  • 多种视图: 为用户提供了多种视图,包含了易于使用的看板视图,看板功能和 Trello 类似。
  • 文件共享: Wrike 支持在任务中上传和共享文件,方便团队成员快速查看任务相关的资源。
  • 移动应用:除了PC端 ,也提供移动应用,可以进行多端同步使用。
  • API 和集成: Wrike 提供 API ,可以与其他工具和应用集成。

 

四、ClickUp

 

ClickUp 是一家成立于2017年,总部位于美国加利福尼亚的软件公司,ClickUp 适用于各种项目和团队,无论是软件开发、市场营销、销售、设计还是其他领域。

主要功能特点:

  • 多种视图: ClickUp 跟其他几款工具一样,也提供与Trello类似的看板、列表、日历、甘特图等。
  • 任务沟通: 可以将任务分配给团队成员,并支持实时在线聊天、协作、讨论。
  • 时间追踪: 支持任务和项目的时间追踪,帮助团队了解工作量和进度。
  • 集成和 API: 同样提供丰富的集成选项和 API,可以与其他工具和应用集成,实现无缝连接。

 

以上就是关于 Trello 是什么、看板管理方法、以及与 Trello 类似的其他四款工具:Tower、Monday、Wrike、clickup 的介绍啦,希望可以帮到你。

盘点 2023 年最好用的 8 款项目管理工具

对于项目经理或者在工作中需要进行项目管理的人来说,一款适合团队与自己的项目管理工具,能帮助团队在工作协同、任务分发与跟踪等环节最大程度地保证工作效果。本文为大家盘点 2023 年最好用的 8 款项目管理工具,它们分别是:1.Tower 2.ONES 3.Wrike 4.Trello 5.MeisterTask 6.Teamwork 7.ProofHub 8.Workzone,一起来看看吧~

 

一、Tower

 

作为国内知名的团队协作与项目管理工具 ,Tower 为中小型团队提供了任务分配与跟踪、文档文件管理、知识库等功能,帮助团队在项目管理与团队协作上达到事半功倍的效果。

👉 Tower 官网:https://tower.im/

项目管理工具

 

让我们一起来看看 Tower 有哪些特点,使其成为中小型团队或敏捷项目管理的首选吧:

 

1、简单易用的操作界面

 

与诸多复杂的项目管理工具不同,Tower 的操作界面简单直观,团队成员只需几分钟即可掌握最基本的操作,包括如何创建任务、分配任务、以及如何反馈任务进度。此外,Tower 项目还支持任务筛选、排序、分组等功能,帮助团队按需展示项目内容。

 

2、多种项目视图

 

Tower 提供了包括列表、看板、日历、时间线(甘特图)四种不同的视图模式,帮助团队以最适合项目的形式组织信息。

  • 其中列表视图能够展示丰富的字段信息,有助于进行信息拓展,适用于任务信息更加结构化的项目;
  • 看板视图即通过大家熟知的 Kanban 方式,对项目进行管理,更适用于敏捷项目或有明确流程阶段的项目;
  • 而日历视图和时间线视图(甘特图)则适用于对时间有较强管理要求的项目,方便团队随时关注项目当前时间规划。

 

3、丰富的项目模板

 

作为一款项目管理工具,通过大量的客户服务实践与总结,Tower 将常见的项目场景沉淀成不同的项目模板,方便团队在创建项目时一键启用。使用模板创建项目后,团队还可以根据自己的实际业务需要,对生成的内容进行调整,让项目管理起来更加顺手。

当然,对于「想要将团队自己的项目复制成模板,以便未来可以重复使用」的场景,Tower 也提供了相应的功能:支持自定义团队模版!

项目管理工具

 

4、集成到多个办公平台

 

Tower 上架了钉钉应用市场、企业微信应用市场、微信小程序等多个平台,无论团队使用哪一个平台办公,都可以在上面无缝使用 Tower 项目管理工具与团队进行协作,省去了跨多个平台办公的烦恼。且在各平台的 Tower 数据与网页端均保持同步。

 

二、ONES

 

作为国内领先的研发管理平台,ONES 为中大型研发团队提供了全套的研发管理解决方案,ONES 支持敏捷、瀑布等项目管理的实施,同时提供了效能管理、知识库管理等功能,让团队实现一站式管理与内部协作。

👉 ONES 官网:https://ones.cn/

让我们一起了解下 ONES 的主要功能:

 

1、ONES Project

 

ONES Project 作为项目管理工具,为团队提供了完整的项目管理功能,支持需求管理、任务管理、缺陷管理、迭代管理等研发管理中的常见场景。

在项目跟进与管理中,支持将需求和相关任务规划至迭代,并分配给对应的负责人进行跟进,同时支持多种自定义属性。

ONES Project 也提供了多种不同的视图和任务筛选器,帮助团队聚焦项目中的关键内容。

项目管理工具

 

2、ONES Wiki

 

ONES Wiki 为团队提供了日常文档协同与知识库管理的相关功能,帮助团队更好地进行知识沉淀。ONES Wiki 支持富文本编辑、Markdown 语法和代码块,并且允许成员在线添加注释与评论,提升信息流通的速度。

对于上传到文档中的附件,也支持在线预览,无需下载。此外,ONES Wiki 还支持和项目任务进行关联,让需求、任务与相关文档联动,不再产生信息孤岛。

 

除了上面提到的 ONES Project 与 ONES Wiki 外,ONES 作为项目管理工具还提供了以下功能板块:

  1. 面向测试管理的 ONES Testcase
  2. 面向效能管理的 ONES Performance
  3. 面向工单管理的 ONES Desk
  4. 面向项目集管理的 ONES Plan
  5. 面向流程自动化的 ONES Automation
  6. 面向通用任务协作的 ONES Task

 

 三、Wrike

 

作为一款适用于中大型团队的项目管理工具,Wrike 本身的功能十分强大。Wrike 提供了多种视图模式,用于任务的分配、跟踪和管理,Wrike 还提供强大的分析功能,为项目经理提供关于团队和项目进展的详细情况。

此外,Wrike 支持移动端和客户端,确保工作内容可以在不同设备之间无缝衔接。如果团队本身也在使用其他第三方工具,Wrike 也支持与许多工具集成,确保工作流程不会受到影响。

项目管理工具

 

四、Trello

 

Trello 是一款以看板模式而出名的项目管理工具,适用于中小型团队项目管理与个人待办事项管理。

Trello 围绕看板这一模式,支持任务的分发、跟踪、管理,在任务卡片中即可进行信息更新。简单且易于操作的看板模式,大大降低了项目管理的成本,让团队随时随地都能快速了解当前项目的状态。

当然,作为一款项目管理工具,Trello 也支持与众多第三方产品进行集成,方便团队打造最适合自己的项目管理模式。

 

五、MeisterTask

 

与 Trello 类似,MeisterTask 也是一款流行的、基于看板模式的项目管理工具,对于敏捷项目管理十分友好。

作为一款项目管理工具,MeisterTask 同样围绕看板支持任务的分发与管理,且能任意在不同的看板间拖动任务,改变任务所属的状态。

与此同时,每个任务卡片还存在一个内置的计时功能,帮助成员了解在任务截止前还有多少时间来处理任务。

项目管理工具

 

六、Teamwork

 

就像产品的名字一样,Teamwork 的目的就是帮助团队解决协作问题与项目管理痛点。作为一款项目管理工具,Teamwork 提供了直观的、可自定义的界面,在界面中支持成员查看最近的任务,确保成员的注意力集中在当前需要优先处理的事情上。

另外,对于习惯使用电子邮件沟通的用户,Teamwork 也可以与电子邮件集成,通过电子邮件即可进行回复评论和通知。

 

七、ProofHub

 

作为知名的项目管理工具,ProofHub 的界面并不复杂。ProofHub 支持大量的定制内容,团队可以根据实际需要设置ProofHub 的界面布局,也可以支持添加公司的Logo。

ProofHub 同时也支持多语言,提升了跨国团队的协作效率。

项目经理可以在 ProofHub 中为项目成员创建自定义的角色,并对这些角色配置相应的权限,通过这样的方式可以最大程度保证项目信息的安全。

项目管理工具

 

八、Workzone

 

在 Workzone 项目管理工具中,所有项目都可以通过项目仪表盘进行访问,项目经理可以轻松检查并核对项目的状态,进入项目后也可以立即看到项目的任务,以及任务对应的截止时间和任务的负责人,所有信息一目了然。

Workzone 还为项目经理提供了各种不同类型的报告,帮助项目经理时刻了解项目状态、进度情况,确保项目能够按时交付。

项目管理工具

 

以上就是本期盘点的 2023 年最好用的 8 款项目管理工具,随着项目管理的广泛应用,一款适合团队的项目管理工具也变得越来越重要,团队在选择项目管理工具的时候,需要充分考虑团队实际业务需求,一款最合适自己的工具才是最好的。

风险是什么,在项目中如何进行项目风险管理?

项目风险管理一直是每个项目经理最关注的内容,风险是指在未来发生的不确定事件或情况,在项目中我们可以通过 1.识别风险 2.分析风险 3.规划风险应对措施 4.实施风险应对措施 这四个大步骤进行项目风险管理。今天来一一为大家介绍:

 

什么是风险?

 

做项目风险管理前,我们先来了解风险是什么:风险是指在未来发生的不确定事件或情况,可能对目标、项目造成负面影响。需要注意的是,风险有消极影响也有积极影响,分别称为威胁和机会。

 

风险的类型有哪些?

 

项目风险管理时,对于不同类型的风险会有不同的应对策略,一般来讲,风险根据性质和影响可以进一步细分为不同的类别,例如:

  • 技术风险: 项目所涉及的技术开发和实施相关的不确定性。
  • 进度风险: 可能导致项目延迟的不确定因素。
  • 成本风险: 可能导致超支或资金不足的不确定因素。
  • 法律和合规风险: 涉及项目合同、法规、知识产权等方面的不确定性。
  • 市场风险: 市场需求、趋势、变化和竞争的不确定性。
  • 人员风险: 与项目团队的能力、合作和离职等有关的不确定性。

 

项目风险管理怎么做?

 

首先,我们需要知道,项目风险管理是围绕着风险四要素而进行的

  • 事件:风险是什么事件
  • 原因:风险是什么而引起的
  • 后果:风险会导致什么结果
  • 可能性:风险发生的可能性有多少

 

然后,按照以下四大步骤进行项目风险管理:

 

1.识别风险

 

识别风险最关键的是要全面,且这项工作贯穿于整个项目期间。

识别风险的方法一般有:

(1)头脑风暴(Brainstorming): 邀请项目团队成员和利益相关者一起进行头脑风暴,激发灵感,提出所有可能的风险。

(2)专家意见(Expert Judgment): 邀请有相关经验和知识的专家提供他们的意见和建议。

(3)过往经验(Lessons Learned): 借鉴以往类似项目的教训和经验,了解过往项目中出现过的风险,以及如何应对。

(4)SWOT分析(SWOT Analysis): 分析项目的优势、劣势、机会和威胁,从中识别出可能的风险。

(5)因果图(Cause and Effect Diagram): 通过绘制因果图,分析风险的根本原因。

 

识别的风险记录在风险登记册中,在识别和分析阶段,一般需要记录的内容包括:

  • 风险描述:简单描述每一个风险。
  • 风险类型:风险的类型,如技术风险、进度风险。
  • 风险影响: 描述风险发生时可能对项目造成的影响。
  • 风险概率: 风险发生的可能性,可以用数值、百分比或定性描述(低、中、高)等来描述。
  • 风险评分: 通常综合概率和影响两个因素而得出,用于确定风险的优先级。

 

2.分析风险

 

风险分析分为定量分析和定性分析:

定性风险分析是指对风险登记册中记录的全部风险进行主观性的评估,包括风险特征、发生的可能性、产生的后果、风险优先级,分析结果需要更新到风险登记册中。

定量风险分析是对部分项目风险(一般需要)建立数学模型进行定量分析,本过程不是每个项目都必须要开展的。

 

3.规划风险应对措施

 

接着,对于前两个步骤识别出的风险,结合分析的情况,规划风险应对措施,并补充到风险登记册里。这一步也是项目风险管理的关键。

  • 本过程重点关注高优先级的风险。
  • 需要为每个风险指派责任人。
  • 确定风险的应对策略,一般包括避免、减轻、转移、接受等。
  • 针对每个风险详细制定具体行动,包括活动、所需资源等。
  • 为应对措施设定时间表,明确何时开始执行以及何时完成。

 

4.实施风险应对措施

 

这个过程简单来说,就是执行第三个步骤规划的应对措施。同时需要注意以下三点:

(1)及时沟通:实施过程中要注重与相关成员的沟通,确保信息的顺畅传递。

(2)同步进度和进展:及时与大家同步进度进展,以及遇到的问题。

(3)监控: 定期监控风险应对措施的进展,确保它们按计划进行。

 

除此之外,提前做好项目风险管理计划也可以帮助项目团队更结构化地进行管理,加餐内容👉:一文解读项目成功的关键因素–项目风险管理计划

做好项目风险管理是项目管理的重点,可以帮助项目经理及时解决影响项目成功的问题,提高项目的成功率,通过以上介绍的四大步骤:1.识别风险 2.分析风险 3.规划风险应对措施 4.实施风险应对措施 ,项目经理可以更结构化地进行项目风险管理。

todolist 软件盘点,2023 年好用的有哪些?

2023 年好用的 todolist 软件有:1.Tower 2.ONES Task 3.Trello 4. Todoist 5.notion 6.Any.do 7.纸质笔记本(便利贴)或手机备忘录。接下来为大家一一介绍:

 

1.Tower

 

Tower 既适合团队 todolist 管理,也适合个人 todolist 管理,是一款轻量好用的软件。

  • 在 Tower ,你可以将任何事情快速创建成任务,还可以进一步对任务设置丰富的字段和标签,比如优先级、类别等,用来对任务更细致的补充说明;
  • 比起普通的 todolist 记录,Tower 用来做 todolist 管理最好用的一点是可以给每条任务设置对应的开始时间和截止时间,并自定义任务通知,来提醒自己;
  • 同时支持不同视图(列表、看板、甘特图、日历)进行查看和管理,还可以筛选任务之后自定义视图。

Tower 官网:https://tower.im/ 

todolist

 

2.ONES Task

 

ONES 作为一款专业的研发管理软件,同时也提供了更通用的 todolist 管理板块:ONES Task,适合非研发团队的工作协同和任务管理。

拥有强大而易用的自定义能力满足团队个性化需求:自定义字段、自定义任务状态、自定义视图······因此各类型的团队都可以根据实际工作情况和需求进行灵活地配置。

且提供仪表盘功能,帮助团队从多维度进行数据分析,更直观地通过报表了解工作执行情况。

ONES Task 官网:https://ones.cn/products/task 

 

3.Trello

 

Trello 是 Atlassian 旗下的一款 todolist 管理工具,适合小团队的待办管理,界面简洁,很快就能上手,还可以通过看板的形式对任务进行管理,通过任务卡片将信息聚焦到一起,并自由地在不同看板之间移动。同时 Trello 被 Atlassian 收购之后,支持与越来越多的第三方应用集成,可以满足团队更加复杂跟深度的需求。

 

4.Todoist

 

Todoist 如它的名字一样,是一款专为 todolist 管理而生的软件,通过快速创建 todolist 、设置截止时间和循环、设置优先级等方式进行任务管理,同时也支持任务筛选过滤和自定义视图。简单好用,总的来说,是一款很适合个人 todolist 管理的软件。

todolist

 

5.notion

 

notion 是国外一款很受欢迎的笔记工具,但不仅仅只是简单的笔记功能,还支持进行 todolist 管理,是一款功能全面的软件,更适合团队 todolist 管理和协作。

在 notion,创建一个项目,并在项目内添加 todolist 和字段(优先级、状态、负责人、时间),并支持切换不同视图和筛选任务,还可以邀请协作者进行沟通讨论。

 

6.Any.do

 

Any.do 是一款更适合个人  todolist 管理的软件,功能简而精,学习成本低。而且可以与日历进行集成联动,结合日历以时间维度进行待办管理;

同时也支持多设备同步,随时随地进行查看和编辑,这对于个人 todolist 是非常方便的。

 

7.纸质笔记本(便利贴)或手机备忘录

 

前面介绍了这么多 todolist 软件,但其实,并不是所有的事情都适合在软件上管理,还是要衡量时间成本。

对于一些「可以快速完成、做完就可以划掉,也无需追溯的小事情」,比如:取快递、交电费、订机票······边上有纸质笔记本或便利贴或许会更方便,随时想到随时记录。

若身边没有纸质笔记本或便利贴,那么手机备忘录也是非常适合管理小事情的,使用起来更方便省时。

todolist

 

加餐:todolist 管理方法

 

除了工具,我们也需要掌握一些 todolist 管理方法,将方法和工具实践结合,才可以更好地管理待办,以下是几种应用广泛的方法介绍:

(1)番茄钟工作法:选择任务,设置番茄钟(一个番茄钟为25 分钟),这段时间内专注于做任务,一个番茄钟结束后休息 5 分钟,再进入下一个番茄钟,每四个番茄钟可以多休息一会。这种方法有利于通过限定时间段进行高度专注工作,提高效率。

(2)GTD (Getting Things Done)工作法:核心理念在于将想到的所有想法、任务、计划都及时记录下来,再进行组织和管理,以减少压力和分散注意力。

(3)四象限工作法:核心在于区分任务的优先级,将任务归类成四种类型:紧急且重要、不紧急但重要、紧急但不重要、不紧急且不重要,紧急且重要的需要立即行动,而不紧急不重要的尽量避免。

 

以上就是关于 2023 年好用的 7 款 todolist 软件的介绍啦,选择适合自己的工具,并结合一些 todolist 管理方法(番茄钟工作法、GTD 工作法、四象限工作法),有序且高效地安排所有事情!

拒绝无效会议,只需做好五个步骤!

开会,每个职场人永远逃不过的难题。经常听到许多人抱怨无效会议:

  • 每天奔波于各个会议之间,一天下来什么事也做不成
  • 会议上讨论发散,经常跑题,超时
  • 开完会依然不清楚结论,待办无人跟进、不了了之

而开一场高效会议并不是一件很难的事,拒绝低效无效开会,只需要做好五步:

 

01 明确会议目标和议题

 

负责人要提前确定会议目标,比如:将某重要信息同步到位给相关人、针对某问题制定出解决方案等。

接着确定议题,根据每个议题的情况列出议程,计划好各环节的时间,进而确定会议的最终时间,避免会议时长过长。

❗️ 重点:可以通过文档同步、或者群公告等其他方式达到目的的事情尽量避免开会

 

02 提前准备相关资料,同步参会成员

 

将会议的主题、目的、时间和议程安排提前同步给参会者,除此之外,会议前要提前准备好会议的相关资料同步给参会者,让参会者先了解会议背景和相关信息,在会议上减少回顾和说明的时间。若需要参会者提前准备的资料,也需要提前通知。

❗️ 重点:只邀请必要的参会者,其余成员可以通过会后发送会议纪要的形式进行信息同步。

 

03 提前确认会议环境

 

会议负责人提前入会,确保会议室的可用性、会议设备正常,可提前将会议相关资料进行投屏。

如果是线上会议,会议前:

  • 选择合适的线上会议软件:选择一个可靠的网络会议软件,可以避免影响线上会议效率的很多问题;
  • 确保畅通的网络环境:会议前提前确认网络环境是否正常,提前进行调试;

 

04 会中把控节奏,注意讨论范围

 

主持人

 

在会议中要严格控制好节奏,按照会议计划进行,预计要超时的时候要加快进度,确保按时结束;当参会者的讨论超出本次会议的内容范围时,要及时叫停,避免跑题,把脱离核心议题的讨论拉回主题,确保每次会议都能按时甚至是提前结束!

 

会议记录者

 

每次会议前定好一个会议纪要记录者(非主持人),会议纪要可以采用速记的形式,最关键的信息一般有:会议时间、会议地点、参与人员、主持人、记录人、会议议题、每个议题的结论和待办事项、每个待办事项的责任人和截止时间

 

参会人

 

在会议期间,可以通过以下方式避免分心:自己把手机收起来、静音任何通知、关闭其他程序或浏览器

 

05 会后整理会议纪要,跟进待办事项

 

好的收尾也是关键。会议结束后:

  • 及时整理会议纪要:及时将会议讨论的重点及结果输出文档同步给相关成员,避免时间久了记忆的事项不全;
  • 输出待办事项,并发送给参会者:不开没有结果的会议,负责人持续关注会议结果相关的工作执行情况;

 

对于会议待办事项的跟进,可以在 Tower 团队协作工具上进行:

在「会议待办追踪」项目内,一个父任务可代表一次会议,每一次会议产出的待办事项通过批量创建成子任务的方式进行追踪。

👉 如何批量创建任务

 

新建 Tower 在线协同文档,记录每一次的会议纪要。并关联到对应的会议任务中,方便实时查看每一次会议的相关信息和结论。

 

 

对于待办事项,必须明确截止时间和负责人,才可以更好地落地,否则一切只是空谈。在 Tower ,可以为每个任务指定唯一的负责人和截止时间,确保事情落实到位。

 

对任务设置完截止时间之后,负责人可自定义任务通知,比如「在任务到期前 2 天提醒到任务负责人」,自动督促任务执行,避免忘记任务而逾期。

 

任务指派完成不代表一次会议已经高效开展了。实际执行任务,并在规定时间内完成任务才是关键。在这个过程中,任务负责人及时通过任务字段和任务评论同步任务进度、以及遇到的问题;当所有待办任务完成关闭,即本次会议已经成功高效地结束了。

 

通过以上 5 个步骤和在 Tower 上的实践,告别无效会议,只开有用、有结果、有产出的会议~如果您还想看其他干货分享,或者对 Tower 解决方案感兴趣的话,欢迎联系我们​。

飞书云文档是什么?有什么功能?可以跟哪些工具打通

飞书云文档是字节跳动旗下的飞书办公协同套件其中一个在线协同文档工具,由于可以跟飞书即时沟通、OKR、第三方协作工具等深度打通,广受用户的喜爱。核心功能有:丰富的文档编辑、文档协同、文档版本管理与分享权限功能,接下来一一为大家介绍:

 

飞书云文档核心功能

 

1.文档撰写

 

  • 飞书云文档像其他的文档工具一样都支持富文本编辑、Markdown、通过快捷键插入一级标题/二级标题/有序列表等。
  • 支持插入丰富的内容类型:图片、表格、视频、网页、思维导图、流程图、代码、投票等等。

飞书云文档

 

2.文档协同

 

  • 多人在不同设备上在线同时编辑同一篇文档,文档是实时保存在云端的,永远是最新版,也无需担心因为电脑突然死机等原因导致文档丢失。
  • 文档里可以@同事,其他成员也可以随时对文档或某句话进行评论,直接定位到沟通的内容。

飞书云文档

 

3.文档版本管理与分享权限

 

  • 查看文档历史编辑记录和历史版本,还可以显示具体的更改内容,并支持回退成历史版本。
  • 随时通过链接即可分享给组织内部或者组织外部的成员,且支持进一步设置文档的编辑、阅读、评论等权限。

飞书云文档

 

飞书云文档和其他工具的打通

 

飞书云文档可以与飞书即时沟通、飞书 OKR、飞书第三方协作工具等深度打通;

  • 飞书即时沟通:在飞书云文档里@同事、评论文档都可以在飞书聊天框收到通知,并直接进行查看和回复,不需要再跳转到网页端的文档页面
  • 飞书 OKR:飞书云文档支持插入飞书 OKR 内容,将文档内容和 OKR 结合到一起,更方便了解 OKR 实施情况
  • 飞书第三方协作工具:飞书云文档同样支持插入飞书的第三方协作工具的任务或任务列表。以 Tower 协作为例:

 

👉 什么是 Tower 协作:

Tower 协作是 Tower 落地在飞书上的全新项目管理工具,团队可以直接在飞书应用中使用 Tower 协作管理项目,打通职场即时沟通与项目管理,提升团队协作效率。

 

飞书云文档里可以直接插入Tower 协作任务和任务列表。

飞书云文档

 

而在 Tower 协作系统内,每条任务都支持直接关联飞书云文档,实现任务管理和文档管理的双向打通。

 

以上就是关于飞书云文档是什么、有什么功能、可以跟哪些工具做打通的介绍啦,您 get 到了?

agile VS waterfall:是什么,各有什么优缺点?

agile 和 wterfall 是两种流行的项目管理方法,agile(敏捷方法)是通过迭代的方式,分多次进行持续交付可用的产品;waterfall (瀑布式方法)是严格按照线性顺序阶段进行交付的方法,一个阶段的工作做完才进入下一个阶段。agile(敏捷方法)更灵活,更能适应变化和快速交付,但可能会出现额外的成本;waterfall (瀑布式方法)更结构化,更有利于管理,但风险更高,不灵活。

 

agile 是什么?

 

agile(敏捷方法)是一种强调拥抱变化,通过迭代和持续交付价值的管理方式,将一个要交付的产品,分成多个周期,每个周期交付一部分可用的功能,循序渐进,随着迭代次数的增加不断丰富功能

 

agile(敏捷方法)的核心价值观有:

 

(1)个体和互动胜过流程和工具:agile(敏捷方法)强调团队成员之间的合作和沟通,而非过度依赖流程和工具。

(2)可以工作的软件胜过详尽的文档:agile(敏捷方法)重视实际产出的软件,而不是过于详细的文档和规范。

(3)客户合作胜过合同谈判:agile(敏捷方法)重视与客户密切合作,理解并满足他们的需求。

(4)响应变化胜过遵循计划:agile(敏捷方法)强调灵活适应变化,而不是刻板地遵循事先制定的计划。

 

常见的 agile(敏捷方法)有:

 

(1)Scrum:Scrum 是最流行的敏捷方法之一。它将项目划分为固定长度的时间周期,即“冲刺”,通常是 2-4 周。在每个冲刺期间,团队会着重完成事先规划的部分功能。

(2)Kanban(看板):Kanban 是一种流程管理方法,通过可视化看板来跟踪任务的状态。通过限制在制品(WIP)发现和缓解工作过程中的压力和瓶颈。

(3)Lean(精益思想):起源于丰田汽车公司的生产体系,精益思想强调通过最大化价值、最小化浪费和消除不必要的过程和不断改进来提高效率和质量。它着重于价值交付和持续改进。

(4)XP (Extreme Programming): XP 是一种强调技术实践的软件开发方法,它强调团队的合作、自动化测试、持续集成等实践来确保高质量的交付。

agile
Scrum流程

 

优点

 

  • 灵活性高,适应变化,可以快速进行调整
  • 快速交付价值:通过小步快跑的方式在短周期内就可以交付出可用的产品或功能点
  • 持续改进:agile(敏捷方法)会通过每个迭代的回顾和反思,持续改进团队的工作方式和项目的执行效率
  • 频繁与客户交流,更能满足客户需求

 

缺点

 

  • 由于接受中途变化和调整,可能会增加额外的成本和时间
  • 可能出现文档不足,导致后续维护和知识传承的困难
  • 由于 agile(敏捷方法)更强调团队自主性和自组织,全局管理复杂

 

适用场景

 

  1. 需求不明确或者需求经常变更的项目
  2. 需要快速交付价值、且产品或项目可以一部分一部分持续交付
  3. 自组织、多职责的团队

 

waterfall 是什么?

 

waterfall (瀑布式方法)是一种线性、按阶段顺序有序进行的方法,有明确的阶段划分和严格的顺序性要求。在工作开展之前,要做非常详细的计划,产出大量的文档,以指导后面的工作。

在软件开发中,瀑布式一般分为:规划→设计 → 开发 → 测试 → 部署 → 运维这几个大阶段,前一个阶段的工作做完才进行下一个阶段的工作。

 

优点

 

  • 详细的文档和固定的流程可以让新成员更容易上手
  • 由于前期做好大量计划,开展工作时只需按照计划进行即可
  • 工作流程结构化,更好管理

 

缺点

 

  • 不够灵活,环环相扣,应对变化的能力弱
  • 风险高,若前面有一环节出错,后面的工作全都要推翻重做
  • 交付周期长,最后交付时有可能已经不太适应市场了

 

适用场景

 

  1. 需求明确、稳定、较少变动的项目,尤其是可以在早期进行详细规划的项目
  2. 无法分多次进行交付的产品或项目

 

需要注意的是,agile(敏捷方法)和 waterfall (瀑布式方法)不存在哪个更好哪个更差,选择哪种方法完全取决于项目或产品的类型、团队类型等因素。

项目管理要点有哪些?这 7 点项目经理必须了解

在项目管理中,要想成功完成项目目标,是需要掌握一些关键的要点的,这些项目管理要点包括:明确项目范围、制定详细的项目进度计划、建立清晰的沟通渠道、知识管理、做好风险管理、适当借助项目管理工具和建立良好的团队文化,接下来一一为大家介绍。

 

项目管理要点 1:明确项目范围

 

明确项目范围是项目管理中非常重要的一点。项目范围是基于项目目标而制定的,所以在开始项目之前,需要清楚地了解项目的目标和预计成果;

接着明确定义项目的范围和边界,尤其要注意的是:只做该做的工作,拒绝范围蔓延!

并建立工作分解结构(即 WBS),WBS 将项目划分为更小的可管理的任务,可以帮助项目团队更好地理解项目范围和团队应该执行的工作。

 

项目管理要点 2:制定详细的项目进度计划

 

一个详细的项目进度计划可以让整个团队知道项目的时间表、任务的先后顺序、里程碑等。

在制定项目进度计划时,可以按照以下步骤进行:列出任务清单-确定任务的先后顺序-估算每个任务的持续时间-制定进度计划。

 

项目管理要点 3:建立清晰的沟通渠道

 

在项目管理要点中, 沟通是至关重要的一环。建立清晰的沟通渠道可以确保整个团队及时交换和同步最新信息。

项目中有许多种沟通方式,比如会议、IM 工具沟通、电话、在线协作工具等,根据不同的情况选择合适的沟通方式,并保持定期的沟通。

需要注意的是:沟通内容要简洁明了,避免使用过多的专业术语和技术性的词汇,让其他成员能够在最短的时间内轻松理解项目的进展和重要信息。

 

项目管理要点 4:知识管理

 

任何一个项目管理都会涉及大量的信息和知识。项目经理需要带领团队及时记录和沉淀项目相关资料和知识,比如:项目计划、项目章程、项目报告、会议记录、项目复盘总结等等。

通过建立一个集中的知识库,确保项目经验得到记录和积累,为未来类似项目提供参考,知识库也需要制定好规则(知识库结构、文档存档规则等)。

 

项目管理要点 5:做好风险管理

 

在项目管理中,风险是无法避免的。了解项目的风险,并制定相应的计划以最小化其影响是关键的项目管理要点。在风险管理中,识别风险是重要的第一步,尽量全面地识别并记录,可以通过头脑风暴、SWOT 分析等方法,确保全面覆盖可能出现的风险。

敲重点!对识别出的风险进行定性和定量评估,并制定优先级之后,要对每个风险制定详细的应对策略哦~这是项目经理需要重点关注的项目管理要点。

 

项目管理要点 6:适当借助项目管理工具

 

随着互联网的进步,项目管理工具的使用已经越来越普遍,项目团队可以借助工具,例如 ONESTower 等,提高项目管理效率,将项目任务搬到线上,可以实时同步进展和相关信息,无需反复询问,团队成员只需要进到工具即可实时查看,极大节省沟通成本

除此之外,项目管理工具一般都还会提供各类视图(甘特图、看板视图等)、各类进度管理功能、风险管理功能、知识管理功能,帮助项目经理更好地管理项目。项目经理可以根据自己的项目特点、需求选择最适合团队的工具。

 

项目管理要点 7:建立良好的团队文化

 

成功的项目管理不仅仅取决于计划和工具,还需要一个良好的团队文化,可以让团队更好地协作

尊重和欣赏团队成员的多样性,包容不同的观点和背景,这有助于打造一个有活力和创造力的团队文化;并通过定期组织团队活动、聚会或庆功会等方式,增强团队成员之间的凝聚力、信任和尊重。

 

以上就是关于项目管理要点的介绍,项目管理其实是一个很复杂的过程,通过明确项目范围、制定详细的项目进度计划、建立清晰的沟通渠道、知识管理、做好风险管理、适当借助项目管理工具和建立良好的团队文化,可以一定程度上提高项目的成功率。当然,这也离不开项目经理的管理和团队成员的共同配合。

在线甘特图软件有哪些?本文为您一一盘点

甘特图是用于项目进度管理的常见工具,可以帮助项目经理和团队清晰地查看项目任务时间排期,方便项目进度把控。今天将为大家盘点 5 款在线甘特图软件:Tower、Wrike、Paymo、Favro、Zoho Projects,一起来看看吧~

 

Tower

 

Tower 是国内知名的项目管理工具,提供项目管理、任务管理、文档协同、知识库管理等全面功能,其中在线甘特图支持:

  • 连线任务两端圆点处即可一键搭建起依赖关系
  • 防止任务依赖冲突:开启后可以避免前后置任务的截止时间冲突
  • 自动调整后置任务时间:开启后可自动同步调整前后置任务的截止时间
  • 按周、月、季度、年等不同颗粒度查看在线甘特图
  • 操作简单,功能齐全,适合团队进行项目进度管理

👉 Tower 官网:https://tower.im/ 

在线甘特图

 

Wrike

 

Wrike 是一款灵活的项目管理和协作工具,它提供了直观的甘特图功能,包括任务排期、设置依赖关系、设置里程碑、共享甘特图等,使用户可以轻松创建和跟踪项目进度,适用于中小型企业和团队使用。

在线甘特图

 

Paymo

 

Paymo 是一款国外的项目管理工具,其中在线甘特图功能,支持:

  • 设置任务的开始时间和结束时间,自动在项目时间表上生成在线甘特图
  • 在甘特图上设置和显示任务之间的依赖关系
  • 将甘特图导出成 PDF 或 PNG
  • 项目组合甘特图,同时对多项目进行进度把控

 

Favro

 

Favro 是一款基于敏捷理念的项目管理工具,提供了看板视图、表格视图、甘特图等功能。在  Favro 里,直接拖动时间条即可快速为任务排期,快速制作一个在线甘特图,同时,调节时间条长短即可对任务的开始时间和截止时间进行修改。尤其适用于敏捷开发团队和产品管理者使用,可用于制定产品路线图。

在线甘特图

 

Zoho Projects

 

Zoho Projects 是 Zoho 提供的综合项目管理工具,它包含甘特图、任务列表、时间追踪、文档共享等功能。其中在线甘特图支持:

  • 识别项目的关键路径,关注关键任务
  • 设置基线,比较不同时间段的项目进度
  • 在甘特图上设置、编辑和删除任务依赖

 

👇 更多在线甘特图软件可查看:

这几款甘特图制作软件,让你轻松玩转项目管理!

什么是甘特图软件?有哪些常见的甘特图软件?

这些在线甘特图软件各有特点和优势,您可以根据您的项目需求、团队规模和功能偏好等因素选择最合适的工具。

项目进度控制有哪些方法措施?这 7 个你必须知道~

项目进度控制是项目管理中至关重要的一环,本文将为大家详细介绍项目进度控制的 7 个工具、方法和措施:甘特图、关键路径法、资源平衡、里程碑、进度压缩、调整提前量和滞后量和节点图

 

一、甘特图(Gantt Chart)

 

甘特图是最常见的项目进度控制工具之一,它以条形图的形式清晰地显示项目的任务、开始时间、持续时间等信息。

在甘特图上,纵轴代表活动(即项目或任务);横轴代表时间;时间条则代表活动的持续时间和实际完成的情况。

通过甘特图可以非常清晰地看到项目任务的进展情况,识别潜在的问题或延误,方便进行项目进度控制。

项目进度控制
*Tower 甘特图

 

二、关键路径法

 

关键路径法是一种用于分析和规划项目进度的方法。在项目管理中可以理解为是项目中带有依赖关系的最长的一系列任务,关键路径的工期决定了项目的最早完成时间。通过确定关键路径,项目经理可以重点关注对项目进度控制影响最大的任务,确保这些关键任务按时完成。

👉 详细介绍可查阅文章:项目进度管理的神器,关键路径与关键链法

项目进度控制

 

三、资源平衡

 

资源平衡技术帮助项目经理在资源短缺的情况下优化项目进度,包括对资源的优先级排序,对相关活动的开始时间和截止时间进行调整等。资源平衡往往会导致项目工期延长。

 

四、里程碑

 

里程碑是项目中的重要事件或关键阶段,其完成标志着项目阶段性目标的完成情况。里程碑通常与一系列任务或活动相关联,它代表着这些任务或活动的完成状态或达成特定目标的标志性时刻。

 

五、进度压缩

 

进度压缩是通过采取加快任务完成时间的措施,缩短项目时间的方法。常见的进度压缩技术包括包括赶工和快速跟进。

  • 赶工:针对关键路径上的活动,投入更多资源,比如加班;
  • 快速跟进:将关键路径上原本有先后顺序的活动调整为并行或部分并行。

 

六、调整提前量和滞后量

 

提前量(Lead Time)和滞后量(Lag Time),通常用于在甘特图中表示任务之间的时间间隔,调整提前量和滞后量可以帮助项目经理优化项目进度。

  • 提前量(Lead Time): 提前量是指在一个任务完成之前,其后置任务可以提前开始的时间间隔。提前量通常用负数表示,因为它会缩短任务之间的等待时间,从而加快整体项目进度。
  • 滞后量(Lag Time): 滞后量是指在一个任务完成后,其后置任务延迟开始的时间间隔。滞后量通常用正数表示,因为它会延迟后置任务的开始时间,用于处理一些需要等待的情况。

例如,在一个软件开发项目中,「编写代码」后进行「代码审查」,可能需要在「编写代码」任务完成后等待一天的时间,以确保代码完全编写完成,然后再开始代码审查。

 

七、节点图(Activity-on-Node,AON)

 

这是一种图形化的方法,通过构建网络图来表示项目中的任务及其之间的依赖关系。

节点图使用节点来表示项目任务,而任务之间的依赖关系则通过连接节点来表示。每个节点代表一个任务,节点之间的连接表示任务之间的关系。

 

以上就是本次介绍的 7 个常见的项目进度控制工具和方法,项目经理可以根据不同需求选择适合的,确保有效进行项目进度控制。