工作效率提升

在日常工作中是否每天都为大量的任务忙得焦头烂额，经常遗漏事项？注意力不集中，容易被打断？工作规划做不好，分不清轻重缓急？今天来介绍五种任务管理方法，提升工作效率，准时下班不是难题。

一、GTD 

在做一件事情的时候，如果脑中有太多其他想法，尤其是想到很多其他待办时，就会容易受干扰，且产生焦虑。

GTD 即 Getting Things Done， 核心是倡导我们及时把脑海中的所有事情都记下来，暂时清空大脑以便集中注意力，再去整理组织和按计划执行。当我们清空大脑后，就可以无所顾虑地集中注意力去做当前的事情了。

GTD 工作法的五个核心原则分别是：收集、整理、组织、回顾和执行。

在 Tower 里，我们可以把想到的事情，通过任务立即记录下来，避免分散注意力，万事皆任务：收到一项工作任务、工作中的灵感涌现等等，都可以创建一个任务。

二、2 分钟法则

2 分钟法则的核心理念是能快速（2分钟内）完成的事情立马去做，否则事项越堆积越多，容易造成巨大的心理负担，不如立刻解决。  

以 2 分钟为界限，2 分钟内能完成的事，比如发送一份文件，提一个需求等，立刻执行，然后再做那些需要 2 分钟以上的事。这样待办清单就不会太长，我们的压力也会减少，避免分散注意力。

在 Tower 里，我们可以通过创建不同的任务清单来区分 2 分钟以内的任务，和 2 分钟以上的任务，我们可以集中注意力先将每天的 2 分钟以内的任务做完，再开始着手做其他事情。

三、四象限法则

四象限法则简单来讲就是，按任务的重要性和紧急程度分类，将任务分为重要且紧急、紧急不重要、不重要不紧急、重要不紧急四种类别。其中：重要且紧急的任务需要立即去做，紧急不重要的任务授权给其他人去做、不重要不紧急的任务尽量少做、重要不紧急的任务需要提前计划做。是一个常见的时间管理理论。

同理，在 Tower 里，可以创建一个单选类型的自定义字段对任务进行分类，字段的四个选项设置为：「重要且紧急」、「紧急不重要」、「不重要不紧急」、「重要不紧急」。

四、看板（Kanban）

Kanban 方法是通过限制在制品（WIP）的数量、拉动式（Pull）系统的方式来发现工作瓶颈，以便于进行改进，提高生产效率。这种方法被广泛应用。

通常由三部分组成：

• 泳道：一个泳道即一个工作阶段，比如研发工作里的「待处理」-「确定方案」-「开发中」-「测试中」-「已发布」
• WIP 限制：通过限制每个工作流中下的最大工作量来聚焦阻塞问题，防止生产过剩，以便在问题出现前得到解决。当下游任务完成后，即可拉动上游任务往下移
• 卡片：一个卡片代表一件需要处理的事，通常指的是任务

在 Tower 的看板视图下，我们可以将工作流程创建成任务清单，比如：「待处理」、「处理中」、「已完成」等，将看板作为一种跟踪和任务可视化的方式，这样每个状态下的任务清晰明了。

五、番茄工作法

番茄工作法是在上世纪八十年代由 Francesco Cirillo 创立的一种时间管理方法。  

番茄钟工作法是使用方式是：先把任务排好优先级，并预估大概需要花费多少时间完成；接着选择一个待办任务，将番茄钟的时间定为 25 分钟，并开始集中注意力去工作，期间不做与该任务无关的事，25分钟后短暂休息 5 分钟，再开始下一个番茄。每 4 个番茄时段可以多休息一会儿（一般是 20 分钟左右）。

通过这样的方式专注做事，不易过度疲劳，可以达到事半功倍的效果。

可以通过 Tower 的任务管理和物理番茄钟来配合进行使用，工作效率up！

以上就是关于五种常见的任务管理方法，以及如何在 Tower 里进行应用的介绍，希望可以帮助大家提高工作效率，准点下班！如果您对 Tower 感兴趣的话，欢迎点击文章右上角的「免费试用」按钮，创建试用团队进行免费体验，或直接与我们的解决方案专家沟通。

提升项目管理效率是每一位项目经理的共同追求，为此，Tower 给大家推荐 4 种能够有效提升项目管理效率的实用工具和方法，助力大家高效管理项目。

一、WBS

工作分解结构，即 WBS，是按一定的原则，把项目可交付成果和工作细分为更小、更便于完成的工作包。通过项目→任务→工作，这样的形式将工作可视化。

它归纳和定义了项目的整个工作范围，将项目工作细化。是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划等的重要基础。

在 Tower 内，可以将项目计划分解为任务清单，任务清单下继续逐层分解任务-子任务，并为对应的任务设置任务负责人，做到权责分明，事事无遗漏。

二、甘特图

甘特图，也称为横道图、条状图，是项目管理中常见的一种进度管理工具。它是一个图表，清晰地反映了工作计划中各事件在时间上的相互关系，以及每项工作的时间排期。

通过条状图来呈现：横轴代表着时间，纵轴代表活动，也就是我们的项目或任务；时间条则代表活动的持续时间和实际完成的情况。在甘特图上可以通过创建依赖关系来直观展示活动的前后关系，也可以设置里程碑，来表示项目的关键节点。

项目经理可以通过甘特图快速、直观地判断项目剩余任务，评估整体工作进度，确保项目可以遵守时限。

在 Tower 内，时间线图（甘特图）是项目的一种任务视图类型，当项目中任务起止日期跨度较大时，甘特视图可以更直观地展示任务所需时间、计划安排以及依赖关系等，全面做好任务管理。

三、流程图

流程图是一种以特定的图形符号加上说明，表示算法的图。流程图形象直观，操作一目了然，便于理解。项目经理在日常工作中经常会用到流程图来描述工作过程的具体步骤。

使用图形表示流程思路是一种非常好的方法，有利于把复杂流程简单化，也有利于排查流程是否有问题、环节是否有遗漏。

在 Tower 任务详情页支持上传相关附件，可以一键上传已经画好的流程图，及时同步给其他协作者，方便他们快速查看。

也可以新建一个「超链接」类型的自定义字段，添加线上流程图链接即可进行查看。

四、PDCA

PDCA 循环，也叫戴明环。PDCA 循环是质量管理的四个阶段，P 代表 Plan(计划)、D 代表 Do(执行)、C 代表 Check(检查) 、A 代表 Action(处理)。

在质量管理中，将各项工作按照这样的循环去执行：做计划-实施计划-检查效果-将成功的纳入标准、不足的留待下一循环去解决。这一方法不仅是质量管理的基本方法，也适用于项目管理各项工作。

在 Tower 内，项目计划拆分任务后，对应的任务负责人可以通过点击任务详情内右上角「开始任务」按钮与其他协作者同步该任务已经开始执行；

在执行任务过程中，可以通过查看任务自定义字段检查任务情况，例如任务是否逾期（逾期时间会标红）、风险点、执行进度等。

在项目收尾阶段，还可以通过 Tower 提供的文档总结沉淀，积累经验，并优化改进项目模板方便下一次项目的顺畅进行。

掌握好项目管理工具和方法的应用，提升项目管理效率不再像想象中那么难，如果您对 Tower 感兴趣的话，欢迎点击文章右上角的「免费试用」按钮，创建试用团队进行免费体验，或直接与我们的解决方案专家沟通。

如今，企业标准化管理成为众多企业的目标。而项目标准化管理是其中至关重要的一环，今天就来聊一聊项目标准化管理的意义和如何落地。

一、项目标准化管理的意义

在复杂的市场环境中，通过标准化管理的方式，将更多的时间精力放在更重要的事情上，建立标准化的工作体系，90%的问题都可以通过流程和标准解决，可以最大限度节省人力成本，更快推进业务。

项目标准化还有利于形成一定的规划和标准，减少沟通成本，有利于成员之间的工作配合，提高团队协作效率。

此外，沉淀项目管理的经验，制定成标准去实施，也有利于项目的成功。

二、如何进行项目标准化管理

进行项目标准化管理，首先需要分析业务现状，制定出具体全面的项目管理计划，规定项目的基本流程和标准，平衡好项目的范围、进度、质量和成本等。

接着项目经理需要将项目分解成标准的任务，明确任务负责人，并规范好具体流程与标准（比如提交需求时需要同步什么信息），避免流程不清晰，浪费时间在反复沟通确认上。

对于具体的项目，需要将流程、资料、经验等沉淀下来，形成一个标准的模板，以便后面的项目直接复用，减少开始一个新项目时的配置规划成本。

项目经理还可以借助专业的项目管理工具来进行项目标准化管理。接下来以 Tower 为例，看看如何使用 Tower 进行项目标准化管理的吧：

1.制定项目计划，拆分成标准化的任务

创建 Tower 项目，通过把制定好的项目计划拆解成任务将工作标准化，并指派给对应负责人。比如一个「活动管理」的项目，拆解成标准的 50 个任务，只有完成这 50 个任务，活动才算完成。

2.通过任务字段规范流程标准

可以通过任务字段，规范需要补充的任务信息，比如在「需求管理」的项目里，通过字段让提交需求的流程标准化：创建「需求来源」「客户名称」「产品平台」等字段，这样成员在提交需求时就能清晰知道需要同步这些信息，方便产品经理了解需求背景和信息，减少反复沟通确认的时间。

当然也可以通过任务字段备注完成该任务的标准，方便任务负责人明确地往标准方向去执行，避免返工。

3.沉淀标准项目模板

当配置完一个项目之后，可以保存为模板，或者直接创建项目模板，固定工作流程，下次相似的项目可以直接通过模板进行创建，让项目标准化，快速开启新项目。

做好项目标准化管理，可以极大释放生产力，提升团队管理和团队协作效率！Tower 团队协作管理工具，用简单方式打通业务全流程，通过 Tower 将工作在线化，共享任务信息，实时同步项目状态，进行团队知识沉淀，让项目管理与团队协作更高效。