任务管理

活到老学到老，无论是读书期间还是工作以后，我们总是需要不断学习，考取技能证书，很多人考证会通过培训班更有组织地进行学习和备考，那么大家是不是很好奇培训机构如何通过 Tower 协助大家备考的呢？

今天我们以 PMP 培训为例来为大家揭秘，一起来看看吧~

 

「日历视图」-搭建直观的冲刺课程表

 

今年最后一场 PMP 考试的时间已经出来了：11 月 25 日，考生们是时候开启冲刺阶段了。通过一张清晰的课程表，班主任给大家安排冲刺、查漏补缺。在 Tower 中，可以使用「日历视图」来进行课程和复习安排，再通过「显示偏好」中「任务以优先级显示」，丰富任务的颜色，让安排更直观。

 

巧用「项目」搭建框架，方便复用

 

除了制定课表，还可以在 Tower 中实现更多的管理流程，方便培训机构的班主任高效地开展工作。把老师们加入到一个项目，大家可以从这个项目中复制任务清单到自己当前跟进的班级项目中。对于考生来说，这个流程只参与一次，但是对班主任来说是需要复用的，沉淀流程、让流程精简和直观可以减少许多重复工作。

PS：在 Tower 中，我们把一次培训需要用到的内容都放在一个项目中，还可以设置需要的自定义字段哦~

 

每个班主任，可以将清单直接复制到自己的班级项目，或者直接通过项目模板生成新项目：

 

Tips：作为培训机构的班主任来说，事情是多且杂的，大局和细节需要一起考虑，那可以再建一个 Tower 项目，提醒自己接下来需要做的工作。比如提醒自己给同学发报名通知，提醒同学确认考试时间和地点、回访同学、跟进 PMP 续证等等。

 

「任务分享」每日 todo

 

在清单中一次性创建好每天的习题，并公开分享任务，让大家参与任务并直接发布评论，信息聚焦，避免被群消息刷屏而错失有用信息。

 

同学们手机扫码后，可以直接查看，并在页面底部提交自己的答案，对应的 Tower 任务下，班主任和老师可以收到评论的内容：

 

如果不想使用公开分享功能，也可以把同学们都加进班级项目，这样他们可以看到课表、资料以及每日习题等内容。再通过限制操作权限，比如可以只给「评论任务」的权限，其余不允许操作，这样他们既可以自行发布习题的答案又不会误操作。

 

知识沉淀-「教材、资料」

 

在备考过程中，有电子版教材、课程PPT、培训讲师需要的资料、课后习题、模拟考试题以及内部的资料，在「文件」板块上传这些资料，有新版本时，直接更新即可。也可以直接下载发给同学们，或让同学们进入项目自行查看和下载。

 

考生个人备考计划

 

前面是从培训机构的角度来介绍，而考生同样可以结合培训机构的课程表和自己的学习进度，通过 Tower ，打造一个自己专属的备考计划！

备考时，时间管理是非常关键的，合理的时间规划，可以让考生事半功倍，通过 Tower「时间线视图」，备考的时间安排更明了。

 

以上就是关于培训机构如何通过 Tower 帮助学员备考的介绍啦，如果您在使用 Tower 时还有其它心得体会的话，欢迎联系我们～

在快节奏的环境中，高效管理工作变得越来越重要。为了提高工作效率，协作管理工具已经不仅是技术、产品、销售等部门所常用的。财务、行政及 HR 部门也越来越需要协同工具去管理日常的工作。

我们经常收到财务、行政及 HR 用户们的咨询：Tower 哪些实用功能适合这三类角色协作的呀？今天就让我们一起来看如何通过 Tower 管理日常工作流程吧～

 

行政部门的日常管理

 

行政是公司中需要处理大量琐碎事情的部门，这其中很多工作是重复性且需要定期完成的，比如：每月 5 日前结算上月的办公费用，每月 10 日前完成办公用品的采购。

另外节日假期的时间安排需要及时通知，以及日常公司档案（用印、合同）的盘点，需要存档记录，有迹可循。

对于行政类的工作，使用 Tower 「任务循环」、「通知提醒」、「文档版本管理」三个功能可以大大提高工作效率。

 

01 设置定期循环，重复性工作自动生成

 

对于重复性的工作，可以给这项工作设置一个定期循环。

比如「每月 5 日前结算上月的办公费用」这项工作，就可以在任务详情页的「截止时间」中设置「定期循环」，循环周期选择「按月-每1个月-5日」，完成本月任务后会自动创建一条截止时间为下个月 5 号的新任务，免去了每个月都要手动创建重复性任务的繁琐，同时也能避免遗漏工作。

 

02 多种「通知提醒」，避免错过 deadline

 

发布公司各项重要通告是行政小伙伴们的一大重要工作，通告需要「按时」且「准确」地发布给大家。

为了帮助行政小伙伴们保质保量地完成工作，Tower 内提供了多种「通知提醒方式」，时刻提醒行政同事们按时发布通告，在右上角「通知设置」中，可以选择多种提醒渠道，如微信提醒——微信小程序随时查看，也可以「自定义通知提醒」，设置在发布通告的前几天就开始提醒负责人，避免错过时间节点。

 

03 文档版本管理，历史记录可追溯

 

除了上述两个功能外，还有一个实用功能 ：文档版本管理，相信行政小伙伴一定了解这项功能的重要性：当同事 A 对文档做了编辑修改，而同事 B 需要查看历史版本的内容时，通过「版本管理」就能轻松追溯历史记录，管理文档的各个版本。

 

财务数据一键统计，严格控制权限

 

财务部门的工作中会涉及到大量的数据统计，其中一些敏感的财务信息不能被随意改动，需要进行操作权限的控制。

那么在 Tower 中就可以通过「列统计」 和「项目角色权限管理」这两个重要功能，来满足部门的工作需求。

 

01「列统计」对财务数据的处理

 

在项目列表视图下，首先我们可以通过数字类型的自定义字段，记录各类型的数据，通过「列统计」可以进行一些基础的数据统计：「总和」、「平均数」、「已填写」、「未填写」占比等，不需要依靠公式等繁琐的计算即可直接明了看到最后的数据统计结果。

 

02 「项目角色权限管理」，控制相关权限

 

财务工作涉及到多种岗位角色：会计、出纳、审计等，公司对于财务工作的严格管理，也意味着会对不同的财务角色做明确的权限隔离。

在财务报销项目中，首先由会计整理发票单据、做好数据核算并记录到系统中，接着，负责出纳的同事会根据这笔款项进行付款。

此时在 Tower 的财务项目管理中，就可以创建 2 个项目角色，一种角色是「会计」，设置「编辑任务」的权限；另一种角色为「出纳」，设置其「无法编辑修改任务」，对各岗位角色做操作权限的控制，充分保护团队内的数据~

 

HR 招聘场景

 

01 多视图管理，候选人阶段一目了然

 

HR 在招聘人员时的流程一般为：筛选简历—电话沟通—初次面试—二次面试—发放 offer—入职，通过 Tower 可以对以上的流程做到清晰的过程管理，帮助公司尽快招聘到合适的候选人。

在这个场景下，Tower 的看板视图和日历视图是 HR 们最喜爱的两种项目视图。

在看板视图下，以招聘的各大阶段，作为「任务清单」的名称，每个任务代表一个候选人，根据候选人的状态，将其放到对应清单下；这样每个候选人在哪个阶段以及每个阶段下各有多少个候选人一目了然。

 

日历视图在此过程中也是必不可少的，在日历视图下，能够看到每天的日程安排：候选人沟通、面试或者入职安排，通过对日程的管理，可以对每天的面试及沟通做好安排规划。

 

02 巧用文件存储简历档案

 

在 Tower 项目内有「文件」和「文档」两个板块，「文件」可以用于候选人简历的上传留存；「文档」可以多人在线共同编辑和协作，用于记录候选人的面试结果及评价，也可以存放 offer 等通用文件模版，在任务协同时，一键添加引用，快速生成 offer。

 

互联网时代下，企业越来越重视工作效率，对于人力资源、行政、财务这类工作事项冗杂且存在定期重复性工作的部门，在线的协作管理系统可以很好地解决沟通困难、数据丢失、工作效率低等关键问题。

以上就是关于行政、财务、HR 部门如何使用 Tower 高效办公的介绍啦，更多好用的功能等您来发现！

临近年底，又到了一年一度的年会时间，每次筹备年会，日程安排、奖品采购、场地挑选、会场布置等大大小小的事情都能让行政同学忙得脚不沾地。

面对这种情况，我们可以利用 Tower 来跟进与管理年会活动的相关事项，让整个年会流程都井然有序。

 

一、建立筹备团队

 

当您的团队决定策划一场年会后，您可以在 Tower 中新建一个「年会策划」项目，进入项目后，您可以通过右上角的「添加成员」按钮，将需要参与这次年会筹办的同事添加为项目成员。

 

二、策划具体流程

 

准备好您的项目后，就可以着手推动年会活动的进展了。

首先，您可以利用 Tower 的「看板视图」来划分年会筹备的各个阶段，让每个阶段的任务都一目了然。

一般来说，一场年会可分为「活动策划」、「预定/采购」、「视觉设计」、「会场准备」、「现场执行」、「会后总结」六个阶段。

 

划分好不同阶段之后，我们就可以创建活动执行需要完成的具体工作任务，并为每条任务设置截止时间以及指派相应的负责人。

 

在团队成员共同协作的过程中，像主持人稿件这类需要多人协同编辑的文档，可以在「文档」内创建 WPS 在线文档进行协作与编辑。

 

需要多人讨论时，我们可以使用任务详情页中的「评论」功能，通过文字评论或者在评论中插入文档（#+Tower 文档名称）等方式来与其他成员展开讨论。

这样的信息同步方式可以大大减少会议时间，从而有效提高大家的工作效率。

 

三、把控任务进度

 

项目开始后，任务是否按时推进？成员是否遇到困难？项目是否有逾期的风险？这些都是作为项目管理者需要关心的问题。

以前大家可能是通过不断开会来同步信息，但使用 Tower 后，您的团队就可以从无尽的会议中解放出来，有更多的时间处理具体工作，真正提高工作效率。

项目管理者可以通过「项目进展」功能了解任务的安排和完成情况，以及成员的延误率等工作状态，以便分配资源。

 

四、保存年会资料

 

年会结束后，别忘了对整场年会的实施情况总结复盘，以便为来年的年会提供经验和参考。

另外，年会过程中的各种精彩瞬间，如视频、照片等影音资料，都承载着参会者的美好回忆，也要将其沉淀保存下来。

在项目的「文件」区中，我们支持团队从本地上传文件，团队可以将年会中产生的照片、视频以及年会复盘文件等内容上传至年会项目中，方便整理或后续使用。

 

以上就是 Tower 关于「年会策划」的分享，快快 get 起来吧！如果您对 Tower 感兴趣，欢迎访问 Tower 官网了解更多。