工作技能!职场工作中如何正确提问?

在职场中正确提问对解决问题至关重要,提问可以让我们打破思维定势,整理思路,寻找问题的本质,更高效地解决问题。正确提问是职场人必备的能力之一,学会正确提问可以参考以下几点:

 

一、抓住问题的关键

 

首先,在提问前要明确提问的目的,本次提问需要解决的问题是什么。将问题结构化能够更快定位问题的关键,可以参考“6W2H分析法“进行问题分析,以某个网页访问量下降的情况为例:

  • What(是哪些数据下降了)
  • When(访问量从什么时候开始下降的)
  • Where(从哪里开始下降的)
  • Who(流失的是哪些用户)
  • Why(为什么下降)
  • Which(接下来该怎么做)

那么问题的关键是:基于前五点分析得到的信息,接下来应该怎么做?

 

二、带着解决方案提问

 

正确提问的一个关键点是:学会封闭式提问,即带着解决方案提问。提问时要向被提问者同步目前问题的思考方向、解决办法,而非让对方直接告知问题的答案。可以将解决方法以提问的方式让被提问者选择,例如:针对访问量的下降原因,我做出以下几点分析,应对的方案有 A 和 B 两种,你觉得哪种方案会更好呢?你有更好的建议可以给到我吗?

 

三、注意提问的时间和语气

 

在提问的过程中要注意简明扼要,抓住重点,尽可能用简短几句话概括,但前提是要同步清楚背景;同时也要把握好提问的时间,一般5~10分钟即可,不要耽误太长时间,以免影响被提问者后续的工作安排。提问时不要以盘问或反问的语气交流,尽量以请教的口吻提问。

 

四、提问后做好总结

 

提问结束后要学会自己做总结,整理好当前的思路,梳理问前问后的思维变化情况,根据被提问者给出的意见及自身想法思考:为什么要这样选择,是基于什么维度考虑的,下次遇到这样的情况应该怎么解决。

 

在工作中正确提问可以帮我们整理出自己的想法、了解对方的需求、弄清楚问题的本质,以便能更快解决问题,更加高效地推进工作进度。

项目管理三大基准是什么?

如何判断一个项目是否正常进行,需要制定基准来对照,项目管理中的三大基准是:范围基准、成本基准和进度基准。

 

一、范围基准

 

范围基准主要由三部分组成:批准过的范围说明书、WBS、 WBS 词典,只有通过正式的变更控制程序才能进行变更,它被用作比较的基础。目的在于:在项目管理过程中,我们只做项目边界内的工作!

 

二、成本基准

 

在项目管理中,制定预算是汇总所有活动的估算成本,而成本基准是经过批准的、按时间段分配的项目预算,包括应急储备,但不包括管理储备。同理,变更时需要通过正式的变更控制程序。 

项目管理
*图源:《 PMBOK 指南》

 

三、进度基准

 

进度基准是经过批准的进度模型,包含基准开始日期和结束日期,作为依据用来与实际结果比较。在监控过程中,将用实际开始与结束日期与批准的基准日期做比较,以确定是否存在偏差。

 

项目管理就是围绕着范围基准、成本基准和进度基准三个基准而进行,及时拉回偏差,确保项目可以按照预期进行。

PM、PMO、PMP 分别是什么,有什么区别?

经常有人问,项目管理中的 PM 和 PMO 到底指的是什么,今天就给大家答疑解惑。

 

PM

 

PM 指的是项目经理,是一个项目的核心人员,项目经理通常要为项目的成功与否负责。从岗位要求上来说,项目经理需要对项目进行计划、组织、协调以及实施,要对项目的质量、进度、成本等方面进行管理,以确保项目能够达成目标。同时项目经理也需要拥有专业的项目管理能力,不仅要具备较高的沟通技巧和协调能力,也要了解不同领域的知识。

 

PMO

 

PMO 指的是项目管理办公室,不是一个角色,而是一个职能部门。主要的作用是通过项目管理知识体系,根据团队或者企业的业务特点,制定内部项目管理规范,将项目管理的过程标准化。除此之外,PMO 还要负责培养项目经理,并为项目经理和项目提供指导,确保项目能成功。

 

PMP

 

除了 PM 和 PMO,在职场中还经常听到一个词:PMP。但 PMP 并不是一个专门的工作岗位或者职能,而是由美国项目管理协会发起的,一个关于项目管理专业人士的资格认证。对于项目经理来说,考了 PMP 相当于您的项目管理能力得到了专业机构的认证,是 PM 的加分项。

项目生命周期有哪些阶段?

项目生命周期是指项目从开始到完成所经历的阶段。项目的生命周期和行业、组织、项目开发方法都息息相关,每个项目都有起点和终点,但中间具体执行的工作及交付成果都和项目类型有关。

项目生命周期通常分为通用的四个阶段:项目启动、准备与规划、项目执行、项目结束(收尾)。

 

项目启动

 

通常在项目启动阶段需要向客户/需求方明确需求,确认需要解决的具体问题。这个步骤对于项目来说至关重要,需求不明晰或者存在未确认的需求会导致项目执行时成本增加或者工期延长,甚至会影响交付的项目结果。

 

准备与规划

 

在准备与规划阶段需要针对需求提出具体的解决方案,制定好项目计划,重点关注项目中的风险、成本和进度,并估算好所需要的项目资源。

 

项目执行

 

项目执行阶段是实施客户/需求方已经确认的解决方案。执行阶段要根据项目计划将任务拆解到个人,负责人要及时沟通与同步项目进度和项目资源的使用情况,要确保项目的完成进度以及交付质量没有偏差。

 

项目收尾

 

项目结束(收尾)阶段需要对客户/需求方进行项目成果的交付,并确认客户是否已经成功验收(可以通过评审的方式进行)。除此之外,还需要对项目进行复盘与总结,整理项目的产出成果,必要时还需要做好项目归档,未来有类似项目可以作为参考。

 

需要注意的是,并不是每一个项目都会严格地经历项目生命周期的四个阶段,具体情况要根据项目的实际需求来确定,但无论什么类型的项目,项目生命周期的四个阶段都能为项目提供基本框架,以此保证项目能够稳中有序地进行下去。

项目管理必备知识:项目的五大特点是什么?

想要对项目管理有更深入的了解的话,我们需要知道项目的五大特点。

其实项目的定义里已经明示了项目的临时性、独特性和成果导向性,另外两个定义里没有包含到的特点则是:普遍性和渐进明细性。

项目管理

 

一、普遍性

 

项目可以基于不同的目的进行,比如市场需求、营运需要、客户要求、技术进步、法律要求等。但如今项目早已超出了传统的工程项目的范畴,而是几乎无处不在。例如,组织机构改革,甚至举办婚礼、考证书等,都可以作为项目管理起来。一项工作是不是项目,不取决于该工作本身,而取决于做该工作的人的需要。

 

二、独特性

 

不存在两个完全一样的项目,只要是项目,多多少少会在某些方面与以前的项目有所区别,因此每个项目都是独特的。

 

三、渐进明细性

 

项目的渐进明细性是指项目应该随着时间的推移,在项目推进过程中分步骤进行,逐渐细化。

 

四、成果导向性

 

从定义来看,项目所要创造的产品、服务或成果,可以统称为“可交付成果”。换言之,可交付成果可以是有形的产品(比如一栋大厦)、可以是无形的服务(比如一场演出),也可以是其他不能被归为产品或服务的各种成果,如培训项目所形成的员工知识水平的提高等。

 

五、临时性

 

这是指项目有明确的开始时间和明确的结束时间,任何具有明确开始和结束时间的工作都是临时的,十年、二十年甚至三十年,都是临时性,不会无限期地延续下去。

 

以上就是关于项目五大特点的介绍啦,熟悉项目五大特点,项目管理更加得心应手!

从个人维度出发,如何更好地与团队协作?

疫情当下,团队如何实现高效协作是每个企业重点关注的问题,团队协作能力自然也成为了职场必备的能力之一,那么从个人维度我们如何更好地与团队协作呢,一起来看看吧:

 

一、明确自身的定位和责任

 

在日常团队协作中,任务的最终执行者是人,进行团队协作首先需要明确自己在工作中担任的角色,不同角色有不同的工作内容,对齐的工作目标自然也不同。清晰自己的角色和目标后能更快定位任务内容的核心,实现任务的拆解,更高效地完成自己的部分。

团队协作

 

二、保持信息同步、及时沟通

 

沟通是团队协作的核心,工作不是个人战斗,和团队其他成员保持信息的同步是必要的。团队成员之间可以互相了解工作进度、项目状态,遇到问题时要及时沟通,共同协商找出解决方案,高效的沟通能够更好推动项目,提高工作效率。需要注意的是,在与他人沟通时,要正确传递信息,避免大家理解有偏差。

团队协作

 

三、树立团队意识、增强自身能力

 

团队协作还需要树立团队意识,处理问题时要从全局出发,考虑团队的整体利益。此外也需要不断增强自身的能力:如工具操作能力、逻辑思考能力、表达沟通能力等。

 

团队协作的本质是合作共赢,从个人维度应该思考自己能在团队中做什么,尽量保持与团队成员的步调一致,最终实现以高效率的工作方式达成共同的目标。

项目风险的四要素是什么?

相信项目经理对于项目风险这个词应该都不陌生,风险总是与不确定性联系在一起的。为了能够最好地达到项目的目标,需要进行项目风险管理。

《PMBOK指南》为我们介绍了项目风险的四要素,分别是:事件、原因、后果、可能性。即:风险是一个什么事件,由什么原因引起,发生后的后果是什么,发生的概率是多少。

在这四要素中,后果和可能性决定了风险敞口,风险敞口越大,风险就越严重。而项目风险管理就是围绕风险的事件,进行原因、后果和可能性分析,以便找到管理风险的最佳切入点,尽量降低和规避项目管理过程中的风险情况。

项目风险管理中的风险承受力是什么?

在项目风险管理中,我们经常会听到一个词:风险承受力,那么,风险承受力是什么呢?今天我们一起来了解~

风险承受力是指个人或组织能承受的最高风险程度,相比于风险偏好和风险临界值,风险承受力的值最高,如果超过这个值,就会面临破产。因此,无论在什么场景中,风险承受力都不能超过这个值。在项目风险管理中,项目经理要尤其关注风险承受力这个值是否被突破。

其实不只项目风险管理,在日常生活中,比如在投资、在购物时,我们也需要关注风险承受力,避免生活失控。

项目进度管理中的关键路径法是什么?

想要做好项目进度管理,需要做好项目进度计划的制定和项目进度计划的执行。而在做项目进度计划时,要先学会识别关键路径,它可以帮助我们明确项目工作重点。

 

关键路径是指在不考虑任何资源限制的情况下,从项目开始到项目结束过程中耗时最长的逻辑路径。在项目进度管理中可以理解为是项目中带有依赖关系的最长的一系列任务,决定项目最短工期就是关键路径的工期。关键路径上的任务是项目进度管理中要重点关注的任务,若延期,有可能导致整个项目延期。

项目进度管理

 

一个项目的开始到结束有多条路径,但只有走完所有路径后项目才全部完成。把控好关键路径,重点关注关键路径上的工作,轻松做好项目进度管理!

项目管理中的项目组合和项目集的区别是什么?

在项目管理中,我们通常不仅是对单个项目进行管理,往往需要对很多个项目进行管理,这时,我们可以通过项目组合或项目集进行多项目管理,今天我们就来介绍两者的区别。

 

项目组合和项目集是什么

 

项目组合是为实现战略目标而被集中管理的一些项目,其中的项目构成是会变化的。各项目可能只是因为需要用到同一个资源而产生联系,因此需要定期对项目组合的构成进行审查和更新。

而项目集则是指内部联系更为紧密的一些项目,这些项目是相互关联的,需要被协调管理。比如只有协调开展“办公室装修”、“办公用品采购”、“办公设备置办”、“增加人员招聘”才能实现”扩大公司规模“这个更高的项目集目标。需要注意的是,项目集中的项目都有极高的关联性,其中任何一个项目失败,整个项目集就无法实现预期目标。

 

项目组合与项目集有什么不同

 

从项目之间的关系来看

 

项目组合中的各个项目之间不一定有内在联系,只是都要使用组织有限的资源,各项目有优先级排序;项目集中的项目间肯定有内在联系,各项目平等,无优先级排序

 

从管理目的来看

 

项目组合的重点是排列项目的优先顺序,以便进行资源分配;而项目集重点需要抓住各项目间的内在联系,以便获得更大的效益。

 

从结束时间来看

 

项目组合通常没有明确的结束时间,而项目集可能有,也可能没有明确的结束时间。

 

一般来讲,项目组合直接服务组织的战略目标,项目集是通过项目组合来间接地为组织的战略目标服务。但无论哪种,本质上都是对多个项目进行管理。