进度追踪

对于专业领域的研究机构来说，高效项目管理，保证项目产出与项目结果至关重要。

近期，我们有幸邀请到 Tower 用户中非常有代表性的科研机构：中国科学院自动化研究所广州人工智能与先进计算研究院（以下简称“广研院”），并由团队中负责研发项目的徐经理，来分享团队是如何使用 Tower 来管理团队的研发课题。一起来看看吧~

 

一、客户简介

 

广研院于 2019 年 8 月正式注册成立。研究院围绕人工智能应用技术、先进智能计算架构、处理器设计等关键环节进行研究布局，旨在构建完整的人工智能与先进计算产业创新生态，打造国家级水平的原始创新策源地、顶尖人才聚集地、创新型经济增长极。

研究院遵循“立足广州、辐射广东、服务全国”的发展方针，以粤港澳大湾区建设为契机，通过应用理论突破、核心技术攻关、关键产品开发、研发平台建设和产业生态培育，实现人工智能产业前沿技术创新、系统集成、工程化研发和科技成果转移转化，带动地方产业集群发展，打造集聚高端信息产业的智谷。

 

二、业务痛点

 

Tower：广研院在管理研发课题的时候，都遇到了哪些痛点呢？

徐经理：主要有几个痛点：

1. 作为科研机构，一般团队并线推进的研发课题或者项目很多，事情比较多且繁杂，信息和资料比较分散，很难实时跟踪实际的工作情况；
2. 尤其领导需要一个全局视角关注当前进行中不同项目的进度情况，这个通常需要开会汇报解决，即时性不好；
3. 另外在项目的推进中，许多决策需要依赖过往的项目数据或者一些统计结果，之前是通过大量的 Excel 报表来解决，效率很低；
4. 由于我们的项目往往是以课题的形式存在，所以项目的结构是相对标准化的，以往没有工具辅助形成标准模板，新启动项目会比较耗时。

 

三、工具选型

 

Tower：那么在选择工具的时候，广研院主要关注哪些点呢？

徐经理：因为我们研究院的研发部门采用的是项目制管理，所以同时推进的项目数量很多，我们对工具的需求最主要是能够随时把项目情况反馈给院长做判断，同时能够帮助项目负责人灵活调整项目计划。

此外因为项目过程中涉及到的工作内容和成员都比较多，我们也需要一个能够让成员随时反馈节点情况的工具。以前在项目管理中，我们主要是通过 Excel 和线下会议来解决上面的问题，主要的困扰就是效率低，信息比较滞后，而且散落程度比较高，很难有一个整体性的评估。

Tower：能聊聊为什么最后在众多工具中选择了 Tower 吗？

徐经理：市面上同类的工具我们也了解过很多，相比之下，Tower 作为项目协作管理工具，能够在灵活性、易用性、以及统计能力上都满足我们对工具的需求，助力我们进行高效项目管理。并且作为一个工具来讲，使用的培训成本很低，不做成为团队日常工作的负担。

 

四、Tower 解决方案

 

广研院作为科研机构，在研发过程中更多的是使用「敏捷」的方式管理手中的开发项目，针对广研院提到的业务痛点与对应的管理需求，Tower 提供了以下解决方案。

 

1.工作事项「任务」化，让信息更聚焦

 

研发项目管理中，可以将待处理的开发工作、产品需求等，转化为「任务」，并且通过 Tower 的自定义字段来对任务的拓展信息进行补充。

 

在 Tower 中，每个「任务」都有独立的任务详情页，在里面可以完善任务的「负责人」、「优先级」、「截止时间」等信息。如果任务较为复杂，也可以在任务详情页中直接进行「子任务」的拆分。

除此之外，详情页中还可以利用「任务描述」对任务内容做更加详细的说明，同时可以通过上传附件同步跟任务相关的资料。

 

一旦任务有了更新，项目成员或任务的负责人，可以通过任务评论实时反馈当前最新的进度，并根据需要@项目内的相关成员，提升信息传递的效率。

 

通过以上方式，帮助广研院解决了在项目推进过程中，信息散落在各个聊天群、和各自电脑里文档的困扰，让工作在线化，信息更聚焦，进度同步更及时，高效项目管理不再是难题。

 

2.多项目进度把控，全局视角一览无余

 

对于管理层来说，除了需要了解某个项目的大致情况外，更加关注的是组内多个不同项目的进展情况，以便及时调整项目方向或者资源配置。

在 Tower 中，项目负责人通过项目内的「进展」功能更新自己项目的最新信息，信息会实时同步到团队的「进展」，方便管理层查看多个不同项目的最新情况。

 

 

3.数据支持，让决策更有依据

 

在项目管理中，项目进度把控以及对应的决策，都需要有数据进行支持。

在「敏捷迭代」的场景下，可以利用项目的「列表视图」与「自定义字段」，对任务的各类拓展属性进行「列统计」，如项目中各类需求的数量，或者是预计的开发故事点数。

 

而对于项目的管理者来说，除了工作内容的推进，也需要关注成员的实际工作情况，Tower 提供「延误率统计」功能，让管理者可以快速定位团队成员的实际延误情况，并针对性进行调整。

 

 

4.自定义项目模板，项目流程标准化

 

对于广研院来说，课题研究或者是研发项目，项目结构往往比较标准化，但是如果每次启动项目的时候都需要重新手动搭建一次，不但效率低，而且也容易遗漏事项。

 

针对这个场景，可以在 Tower 中，创建一个项目后，将当前的项目创建为模板，未来团队在创建同类型项目的时候，可以直接使用这个模板，一键生成项目。

 

五、Tower 带来的效果

 

使用了 Tower 以后，广研院在项目管理上有了怎么样的改变呢？一起来看看客户是怎么说的吧：

使用 Tower 以后，最直观的改变就是提升了团队的沟通效率。以前需要通过会议或文档同步的内容，现在在 Tower 上都可以实现实时反馈，节省了很多时间。同时因为项目任务、进度和反馈全部都线上化，我们对于项目的决策和调整也变得更加灵活。

同时，通过分析和汇总，我们能够很量化地分析项目中存在的问题，给项目管理人员的项目调整决策提供了很好的数据支持。 

以上就是关于广研院如何高效项目管理的介绍啦，希望可以帮到您。

伊对是北京米连科技有限公司旗下品牌，于 2018 年正式上线，专注于移动端的交友和相亲，将视频直播和线上红娘创造性地融合在一起，开辟了视频恋爱社区的独立赛道，为单身人群提供全新的社交体验。

截至 2020 年底，伊对注册用户达 1 亿，活跃红娘 4 万多人，每个月线上交友和相亲活动约 1000 万场次。

2020 年 6 月，伊对宣布完成数千万美元 B 轮融资。目前，鉴于在产品、模式上的创新，以及在公益领域的持续贡献，伊对先后获得了德勤“亚太区高科技高成长 500 强”、“北京民营企业社会责任百强”等荣誉。

那么，伊对是如何保持团队创造力和竞争力的呢？他们在团队协作的过程中遇到了哪些痛点，又是如何解决的？接下来 Tower 就带您了解伊对的高效协作之旅。

 

一、客户背景

 

移动互联网时代，在线交友已成为社交主流方式，各类在线相亲交友软件竞争激烈，伊对认识到，只有快速更新迭代，才能保持自己的市场竞争优势。

随着用户体量的扩大，项目不断增多，团队规模持续扩大，原先粗放式的团队管理方式渐渐难以满足业务发展需求。

伊对的管理者意识到一套规范的研发管理流程和一个能将团队连接起来的工具非常必要。基于快速迭代的业务发展需要，在对团队管理工具进行调研和试用后，伊对选择了 Tower 作为其团队统一管理的协作平台。

Tower 服务团队在对伊对进行全面了解后，将其痛点梳理如下：

1. 复杂的项目管理工具内部推广难，无法助力产品快速迭代；
2. 项目流程不规范不透明，无法追踪事项进展；
3. 数据信息分散，容易形成信息孤岛；
4. 文档保存混乱无序，知识沉淀困难。

 

二、Tower 团队协作解决方案

 

针对伊对的团队管理需求及痛点，Tower 从以下几个方面出发，为其提供了完整的解决方案。

 

1.针对性产品培训，简单灵活易上手

 

针对伊对团队快速迭代，稳定交付的需求，Tower 的服务团队为其准备了专业的产品培训，帮助团队成员快速上手，减轻团队的学习成本，快速开启团队协作。

另外，Tower 还为伊对团队提供了标准化的研发项目模板，极大地缩短创建一个项目所需要的时间，也不必担心出现疏漏丢失重要的流程，实现轻松管理。

 

2.规范研发流程，追踪项目进度

 

在此前的工作中，由于研发团队内部没有统一的工具对产品、研发、测试进行全流程的管理，导致内部对研发流程没有统一认知，部门与部门之间割裂严重，项目进度也难以追踪和把控。

针对这一问题，Tower 提供了研发解决方案，伊对团队根据自身情况做出适当调整，确定了一套「立项审批-项目计划-需求-开发-测试-部署-试运行-验收上线」的标准研发流程。

在项目过程中，团队成员可以通过不同的任务字段，掌握项目信息。管理者也可以根据项目实际需要创建自定义字段，帮助成员更清楚地了解任务进度。

 

另外，通过「进展」功能，团队管理者可以看到多个项目的最新状态、完成进度、起止日期、优先级以及项目负责人，从高层视角更直观地把控每个项目的推进状态。

 

3.多人实时协作，打破沟通壁垒

 

在引入 Tower 之前，伊对采用「即时通讯工具+邮件」的方式进行沟通协作，由于数据信息分散，常常面临着沟通效率低、各团队成员之间信息不同步等问题。

在 Tower 中，当任务更新或修改时，所有与之相关的团队成员都会在第一时间收到任务提醒，页面右上方的「通知」上会出现红色圆点以及消息数，团队成员可以随时点击查看。

 

另外，团队成员还可以在任务描述或者内容的评论中使用「@」来向指定成员发出通知提醒，以达到同步信息的目的。

 

4.文档统一管理，打造团队知识库

 

伊对团队还利用 Tower 进行团队知识库管理，通过独立的知识库空间，结构化地组织文档和文件，实现团队知识的积累沉淀，促进知识的复用和传播。

 

向团队同步产品文档：

 

沉淀会议记录和周报：

 

帮助新人尽快了解公司规章制度：

 

使用 Tower 协作管理工具以来，伊对在研发管理流程、项目进度跟踪、沟通效率以及文档管理方面有了显著的提升。

Tower 服务团队也持续着关注伊对团队的实践和使用情况，积极解决其在团队管理及研发管理中遇到的问题，助力伊对持续提升团队效能，为社交领域提供了更多的优秀示范、模式和案例。想了解 Tower 如何帮助您的团队实现高效协作？欢迎访问 Tower 官网了解更多。