一份优秀的会议纪要怎么写?包括什么内容?

会议纪要是以书面形式记录下会议过程中讨论的议题及采取的行动等内容的文件。一份会议纪要一般包括:会议背景、议题、细节和结论,编写会议纪要一般分几个步骤:1.了解会议信息 2.收集会议资料 3.制定会议纪要框架 4.撰写内容 5.核对内容 6.设置待办任务、存档会议纪要。

 

一、会议纪要的基本内容

 

会议纪要的基本内容可以分为:会议背景、议题、细节和结论这几个方面,也可以根据团队的不同关注点来修改。

会议纪要

 

二、会议纪要怎么写?

 

一般可以按照以下六个步骤进行:

 

  1. 了解会议信息:首先,撰写人需要了解会议的相关信息:包括会议主题、召开时间、地点和参会人员等。
  2. 收集会议资料:其次,撰写人要理清会议中讨论的内容,根据会议议程和内容收集所需资料,如:文档、录音或视频等文件。
  3. 制定会议纪要框架:根据会议讨论的具体内容建立好内容框架,重点体现会议议程及会议讨论的的内容、解决方案。
  4. 撰写会议纪要内容:根据框架将会议纪要中的内容部分整理成正式且精简的报告形式,注意报告的格式、文字排版、附件等。
  5. 核对会议纪要内容:最后,完成会议纪要后要仔细校对整份报告,确保所有内容都准确无误。
  6. 设置待办任务,存档会议纪要:核对完成后,可以将会议纪要的内容拆解成待办任务,连同会议纪要一起沉淀在项目文档中,方便对应负责人查看。

 

Tower 团队协作工具为例,会议结束后,撰写人可以将会议纪要和待办任务存在项目的文档中,这样项目成员就能够及时了解会议内容,任务负责人也能更快明确下一步的计划。

会议纪要

 

并将会议待办事项创建成 Tower「任务」,指派给对应的负责人,设置截止时间和相关任务字段,方便实时追踪任务完成情况。

会议纪要

 

三、撰写会议纪要的技巧

 

  1. 记录重点内容:在撰写会议纪要时,将会议上重点、关键内容记录下来即可,避免遗漏重点信息,不需要长篇大论。
  2. 注重客观性:撰写时要保持客观性,不要受个人情感或意见而影响纪要的真实性,也不要改变纪要中的内容,这样才能客观地反映会议情况。
  3. 对照会议记录:最后可以将纪要内容和会议记录作对照,确保纪要内容的准确性。

 

四、会议纪要的作用

 

会议纪要记录了会议的内容、行动步骤、实际情况、决定结果等重要信息,能够反映会议参与者对会议讨论结果的认可,作为日后实施的依据。在写会议纪要前应该先明确其作用:

  1. 记录会议内容:会议纪要可以帮助与会者记录重要信息,并准确地记录讨论的结论,便于未来反复查阅和对照。
  2. 传达会议结果:会议纪要可以作为会议结果的重要文件,传达给会议参与者、其他相关人员或组织。
  3. 确定任务:会议纪要还可以用来分配任务,确定相关人员的权责以及任务推进的初步方向。
  4. 保障责任:会议纪要可以作为会议结论的有效凭据,以便在必要时刻进行审核、完善和改进。
  5. 督促评估:可以帮助相关成员督促会议结果的实施,以及有效地跟踪和评估会议的成果。

 

除了以上的内容,输出一篇优秀的会议纪要还需确定好撰写风格、确保纪要的准确性和简洁性。会议纪要作为会议的重要产出资料,还要根据团队的业务流程和相关规范来撰写,保证文件的有效输出。

项目管理要素有哪些?这六个要素你必须了解

项目管理要素是一个成功项目的关键组成部分,主要包含六个方面:范围管理、进度管理、成本管理、质量管理、风险管理和相关方管理。在这篇文章中,我们将重点介绍项目管理的六个主要要素,做好这六个项目管理要素的相关管理工作,对项目成功有极大的促进作用。

 

项目管理要素之范围管理

 

项目范围定义了项目的目标和工作内容。这是项目管理中最重要的要素之一,因为如果项目范围不明确,那么项目可能会在很多方面迷失方向

管理项目的范围,包括明确需求、更新项目范围说明书,确保范围的可控性;控制项目的范围,确保项目的范围符合客户的要求;监控项目的范围,及时发现范围的变化,并采取相应的措施;这样可以有效利用资源,把资源用在正确的地方,以实现最大的价值。

 

项目管理要素之进度管理

 

进度管理是确保项目按时完成的关键要素。进度管理指计划、安排、控制和监督项目的全部工作进度,包括项目的开始时间和完成时间、以及中间各阶段的时间节点的安排。它是项目管理要素的重要组成部分,决定着项目的成功率、工作效率和有效的资源利用率。

为了实现良好的进度管理,项目管理者可以使用一些进度管理工具,比如甘特图。在 Tower 内,时间线图(甘特图)是项目的一种任务视图类型,可以实现当项目中任务起止日期跨度较大时,甘特视图可以更直观地展示任务所需时间、计划安排以及依赖关系等,全面做好任务管理。

项目管理要素

 

项目管理要素之成本管理

 

成本管理是确保项目在预算内完成的关键要素。成本管理是控制项目的费用,包括购买物资、支付劳动力等。精确控制项目成本是项目管理要素关键,可以提高项目的利润率和可持续性。

在成本管理中,项目管理者需要制定一个详细的成本估算,并监控项目的实际成本。如果实际成本即将超过预算,需要采取措施进行调整,以确保项目不会超出预算。

 

项目管理要素之质量管理

 

质量管理是确保项目交付的成果符合质量标准的关键要素。质量是指项目产品或服务的质量,它决定着项目是否能够满足客户的需求。做好项目管理要素中的质量管理能够帮助项目完成指定的成果,有助于项目团队聚焦于目标,确保任务准时完成,质量可控。

在质量管理中,项目管理者需要制定一些质量标准,并确保每个成果都符合这些标准。如果发现有任何质量问题,需要立即采取措施解决。

 

项目管理要素之风险管理

 

风险管理是确保项目在面临不确定因素时仍能按计划执行的关键要素。风险管理可以有效预测和评估风险,及时发现和应对各种可能的风险,从而降低项目风险。风险不可避免,项目管理者应该定期识别项目风险,做好项目风险管理计划,并及时进行应对。

 

项目管理要素之相关方管理

 

项目相关方的管理可以帮助企业识别相关方,更好地满足相关方的需求。相关方管理主要包括:

  1. 识别相关方:识别出企业范围内重要的相关方,并确定他们对企业的影响程度;
  2. 了解相关方需求:了解相关方的需求,并确定企业可以提供的服务。;
  3. 与相关方沟通:建立合作关系,建立良好的沟通联系。

 

总结下来,六大项目管理要素,即项目范围、进度管理、成本管理、质量管理、风险管理和相关方管理,都是确保项目成功完成的关键组成部分。项目管理者需要在整个项目周期中密切关注这些要素,制定详细的计划和管理措施,并与团队成员保持良好的沟通和协作,以确保项目顺利完成。

术语科普:PV、UV 是什么?

PV 和 UV 是两个经常用来衡量网站流量的指标。它们的含义分别如下:

 

PV(Page View)

 

PV 即页面浏览量,指的是用户访问网站页面的次数,也就是被用户浏览的次数。例如,如果一个访问者在某一个网站上访问了五个页面,那么此网站的 PV 计数器就会增加五个。一个访问者可以产生多个 PV,因此 PV 数往往比 UV 数大。

PV 是网站营销活动和改善网站内容的重要参考指标,它可以反映网站页面的受欢迎程度和热度,帮助我们更好地了解网站的性能。

 

UV(Unique Visitor)

 

UV 即独立访客数,指的是在某一段时间内,访问网站的不重复访客数量。不管这个访问者在一天内访问了几次网站,只计算为 1 个 UV。例如,如果一个访问者在一天内访问了某一个网站 3 次,那么他只算作一个 UV。因此,UV 数往往比 PV 数小。 

UV 是测量网站流量的重要指标,一般会根据用户的 IP 地址来区分访客,一台电脑访问网站的客户端为一个访客。

 

PV(页面浏览量)和 UV(独立访客数)都是网站分析中的两个重要指标,但两个指标的计算方法和数据意义都不同,PV 可以反映网站的热度情况,而 UV 可以反映网站的访问活跃度情况,因此,在分析网站数据时,PV 和 UV 通常都需要考虑,以便全面评估网站的性能和受众。

玩转 Tower 列统计+自定义字段,数据统计效率一路狂飙!

在项目管理中,决策通常需要依赖数据统计结果进行支持,对任务信息进行数据统计是每个管理者的通用需求。今天就来给大家介绍如何通过 Tower 的「列统计」和「自定义字段」相结合的方式,进行任务统计,一起来看看吧~

 

一、根据团队需求创建自定义字段

 

为了进行不同维度的数据统计,团队可以先根据业务需求创建「自定义字段」,用于对任务不同维度的补充和记录。

Tower 自定义字段有多种属性,可以根据项目的类型,灵活地创建。除了「文本字段」之外,还有「数字字段」、「单项选择」、「多项选择」、「日期字段」等属性。

比如,在一个商品管理项目中,需要记录商品的价格,那么就可以通过「数字字段」来创建,还可以给数字设置格式、符号位置和小数位。

数据统计

 

二、对字段进行列统计

 

有了字段之后,我们就可以根据不同字段对任务进行统计了。在 Tower 「列统计」中,对于不同的字段类型,可以做不同的统计:

 

三、应用场景

 

列统计是十分常用的功能点,为了让大家更好地应用,接下来我们一起看几个应用场景吧~

 

场景1:研发团队迭代管理

 

在研发迭代管理中,列统计可对当前迭代版本中的任务数量、进度、预估工时等进行统计,帮助团队规划开发排期和进行进度管理。这里就会运用到「数字字段」、「日期字段」等,同时可以统计出单列已填写的总数,或者总工时等需要统计的数据。

数据统计

 

场景2:客户管理

 

在销售环节的客户管理中,列统计可以帮您清晰记录和管理客户相关信息,对于客户活跃度占比分布、试用版本占比分布、预计销售总金额、合作日期等都可以清晰明了地记录管理。

这里会运用到「数字字段」、「单项选择」等字段,通过列统计得出销售总额以及其他数据的占比分布。

数据统计

 

场景3:电商商品信息管理

 

在电商运营中,列统计可以帮助运营人员整合多渠道商品信息,商品价格、库存等信息一目了然。

在这里会运用到「数字字段」管理价格、库存;运用「单项选择」字段来登记折扣,通过列统计计算各数据的平均值、唯一值等。

数据统计

 

场景4:招聘管理

 

在招聘管理中列统计可以帮助 HR,登记候选人信息、面试官信息、期望薪酬,也可以记录当前候选人的在职状态;清晰地统计下一阶段可以入职的人员情况。

这里会用到「超链接字段」、「成员字段」、「单选字段」等,通过列统计统计出近期可到岗的人员比例图等数据。

 

场景5:营销视频制作管理

 

视频制作团队可以应用列统计非常清晰地管理视频的排期计划,从导演、摄像、后期的人员安排,到播放量、评论量、点赞量、交付日期都有非常明确的记录,还可以方便地进行数据统计和对比。

在这里用到的「数字字段」可以一键统计播放量的总数/平均数/范围差等数值,视频效果一目了然。

数据统计

 

Tower 的「列统计」和「自定义字段」组合使用,帮助项目团队更灵活地自定义所需的项目结构,快速获取项目列表每一列中数据统计信息,为项目提供更多元的数据分析。现在就打开 Tower 一起来试下吧,让团队管理效率一路狂飙!

任务映射:任务一键同步至多项目,玩转各类业务场景

公司里每个部门都有自己需要完成的工作,但是在很多情况下,一项工作往往需要多部门共同协作才能完成。如何在本部门任务信息保密的前提下,让与其他部门共同协作的工作实现信息互通成为了重中之重。为了让一项工作可以在不同项目里进行数据联动,帮助跨部门团队实现任务的协同和更好地推进工作, Tower 提供了「任务映射」这一功能,「任务映射」是什么?可以在哪些场景下进行应用?接下来带您一一了解。

 

任务映射是什么?

 

任务映射是将一项任务,映射到多个项目里,这样可以实现同一个任务在不同项目里进行管理,更新任务后,任务数据在各个项目里都会同步,很好解决了跨部门任务协同的信息同步问题,既能保证任务的无障碍协同,又能够对各自部门/项目进行独立管理。

任务映射

 

对「任务映射」这个功能有了了解后,接下来以几个实际的工作场景为例,为大家介绍这个功能到底要怎么应用的吧~

 

案例一:在销售服务及交付部门的应用

 

销售部门在做客户管理时,通常会按照客户的阶段类型去跟进管理,当客户成交后,就需要销售同事将客户移交给交付部门进行软件工具的交付,这时就会涉及到客户信息交接、交付过程把控等需要两个部门共同协作的工作和需要互通的信息。

此时我们可以将「销售机会管理」项目里成交的客户任务,通过「任务映射」的功能添加至「交付实施管理」的项目里,那么这个记录客户信息的任务就会同时存在于这两个项目里了,客户信息一键传递,避免进行繁琐的信息交接。

交付部门可以直接了解到客户情况,并通过评论功能反馈交付进度以及需要销售同时协助解决的问题,销售同事也可以及时查看该客户的交付进度,确保这一环节顺利进行,给客户带来优质的服务体验。

任务映射

 

案例二:在产品研发场景的应用

 

在产品研发场景中,产品负责人对需求进行评估后,需要将通过评估确认要做的需求规划进接下来的迭代中,那么可以先通过 Command/Ctrl 批量勾选任务;

 

再通过「任务映射」将需要开发的产品需求,一键批量从「需求管理」项目添加到「迭代研发」这样就可以在「迭代研发」项目里看到这些任务并进行研发管理了。

任务映射

 

案例三:在招聘和入职场景的应用

 

Tower 还适用于公司人事部门,在「招聘管理」和「入职流程管理」这两部分工作的协同。

 

HR 在寻找候选人时,会在简历库中,筛选出合适的简历去做首轮电话的沟通,然后去判定是否可以进入首轮面试、二轮面试,当候选人通过面试后,就会进入发放 offer 的环节,offer 确认后一般会由负责入职管理的同事,带着候选人走入职流程。  

这时可以通过「任务映射」,将已确认入职的新员工从「招聘管理」添加到「入职流程」这一项目里。

任务映射

 

添加后,在「入职流程」项目里,负责新员工入职的同事,就可以清晰地知道新员工的入职时间,并及时做好相应的物料安排和入职准备。

 

在部门重点工作管理中,管理者通常会将部门目标拆分成大大小小的重点工作任务,并分派给团队成员去完成。而每个小组又有自己的项目管理其他日常事务,那么此时「任务映射」这个功能就派上用场啦~  

任务拆分后,将其添加至各个小组的项目,这样一项任务同时存在于两个项目里,每位成员既可以在自己小组的项目内统一管理所有工作,又可以及时对自己的工作进度和情况进行更新,实时同步到部门项目,方便管理者了解重点工作的进度,信息同步和数据互通不再是难题。

比如,当「运营策略」这个任务,同时添加到「运营部」和「运营 A 组」两个项目里时,只需要在「运营部」项目内打开任务,添加一条评论;

任务映射

 

在「运营 A 组」中的任务也会同步这条评论,这样就可以实现内部信息在不同项目中的互通了。

 

「任务映射」除了上述举的例子外,还可以在很多业务场景中应用到,比如市场营销、活动策划等,这是一个非常实用的功能点,可以帮助各个部门实现数据信息的互通,以更便捷、更高效、更准确的方式实现工作上的协同,快打开您的 Tower 试试吧!

一篇文章教您如何做好项目管理工作总结

每个项目阶段结束后,项目经理都需要对项目内容进行总结沉淀,并向相关方进行汇报。然而如何做好项目管理工作总结,是不少新手项目经理十分头痛的问题。

本文汇总了项目管理工作总结的基本内容,其中包括项目背景、项目进展情况、项目成果展示、项目问题和改进方法、团队表现评估以及项目经验总结六个部分,让新手项目经理也能快速完成自己的第一次项目管理工作总结。

 

一、项目背景

 

项目管理工作总结中对项目背景的介绍,主要目的是让相关方能够快速了解项目的目的和意义,项目背景中通常需要包含以下这几点:

 

  1. 明确项目目标:帮助相关方了解项目要达成的目标。
  2. 阐述项目背景:介绍项目背景时需要包括项目发起的原因、项目现状、项目相关方等。
  3. 概述项目前景:项目前景包括项目可能产生的影响、未来的发展前景等。
  4. 列举项目优势:可以列举出几条项目优势,例如项目能够解决的问题、项目所带来的好处等。

 

二、项目进展情况

 

项目进展情况重点包括项目各阶段任务完成情况、计划与实际情况的对比分析、进展是否符合预期、需要调整的地方等。使相关成员可以更好地了解项目的进展情况,判断项目是否需要调整,并决定项目的下一步行动。

为了清晰地介绍项目进展情况,我们可以按顺序进行梳理:

 

  1. 梳理项目各阶段任务的完成情况,包括任务开始和结束时间、任务的完成度、任务的主要责任人和实际完成人。
  2. 将计划与实际情况进行对比分析,突出哪些任务比预期花费更多的时间和资源,以及原因。
  3. 及时识别并分析项目的风险并给出解决方案。
  4. 通过图表和图形来展示项目进展情况,更直观地向相关成员反馈项目的实际情况。
  5. 给出项目下一步的计划,包括下一步任务的目标和计划完成的时间等。

 

当然,在工作总结中需要包括以上哪些内容需要根据当前项目是处于某个阶段的收尾还是整个项目的收尾而进行选择。

 

三、项目成果展示

 

项目成果展示是项目管理工作总结中十分重要的一个部分,成果展示能让团队和项目相关方了解项目的实际产出,并起到鼓舞团队士气的作用。项目成果展示可以通过以下方式进行:

 

  1. 制作项目总结报告:概述项目的执行情况、项目成果和项目经验。
  2. 制作项目展示文件:以图片、流程图、演示文稿等形式展示项目成果。
  3. 制作项目演示视频:将项目内容和结果通过视频的形式展示给项目相关方。
  4. 在会议中进行展示:可以通过开展项目答疑、项目结题报告会等形式,向项目相关方展示项目成果。

 

通过以上方式进行项目成果展示,有助于项目相关方对项目结果有更清晰的了解,也有助于项目团队总结和提升项目管理经验。

 

四、项目问题和改进方法

 

项目的推进过程中,往往会遇到各种各样的问题,项目团队的工作之一就是解决这些遇到的问题,并沉淀解决方案。因此,在项目管理工作总结中,也需要将这个部分的内容展示出来。通常项目问题和改进方法可以通过以下步骤进行记录和呈现:

 

  1. 识别项目问题:仔细分析并识别项目中存在的问题。
  2. 分析问题原因:分析并寻找导致问题出现的根本原因。
  3. 提出改进建议:根据分析的结果,提出具体的改进建议。
  4. 设定改进目标:明确改进目标,为下一步工作设定目标。
  5. 计划实施方案:制定详细的实施方案,确保改进工作能够顺利实施。
  6. 跟踪落实情况:定期跟踪改进工作的落实情况,评估改进效果。

 

五、团队表现评估

 

项目团队表现的评估是项目管理工作总结的重要环节,可以发掘团队的优势和不足,为下一阶段项目提供指导。在评估项目团队表现时,应考虑团队协作能力、团队成员个人表现、团队成员的技能和知识等因素。同时,也要评估项目团队的工作效率和服务质量,并制定有针对性的改进方案。

对于团队表现评估,可以通过以下步骤记录和呈现:

 

  1. 组织评估团队:组织项目团队、相关主管和客户等相关人员对团队进行评估。
  2. 确定评估标准:确定评估团队表现的标准,包括团队协作能力、团队成员表现等。
  3. 收集评估数据:收集有关团队表现的相关数据,包括任务完成情况、团队协作情况、团队成员表现等。
  4. 对团队表现进行评估:根据评估标准和数据对团队表现进行评估。
  5. 制定改进建议:根据评估结果,制定改进建议。

 

六、项目经验总结

 

项目管理工作总结的最后一个环节是对项目经验进行总结,也是对项目过程中所获得的经验进行复盘和沉淀的过程。以下是一些进行项目经验总结的方法:

 

  1. 整理项目文件:对项目文件进行整理和归档,包括项目计划、项目进展记录等。
  2. 分析项目过程:通过分析项目过程,总结项目的整体情况。
  3. 评估项目结果:评估项目的最终结果,并对项目进展进行总结。
  4. 经验总结:根据项目过程和结果,提炼项目经验,包括成功因素和失败因素。
  5. 记录项目经验:将项目经验以书面形式记录下来,以便将来参考。
  6. 分享项目经验:与项目团队成员、同事或其他相关人员分享项目经验,以促进知识的传递。

 

为了让工作总结的呈现更加结构化和逻辑化,项目经理在产出项目管理工作总结时通常需要先划分好总结的内容,以便准备相关的材料,如果项目是使用项目管理工具全程推进的话,项目经理们能更加快速且高效地定位到项目中的内容,完成工作总结。如您需要找工具,欢迎各位项目经理们试用 Tower 团队协作工具,点击右上角即可进入官网。

项目经理必看!如何实现项目管理的目的

项目管理的目的是实现项目目标,项目管理是由项目经理组织相关成员,通过有效协调资源和优化流程来实施项目,并按照预定时间和成本完成项目中的任务,最大限度地满足客户的要求,提供高质量的产品。如今,项目制的工作受到越来越多公司的实施推广,因此如何实现项目管理的目的,确保项目能够按计划完成是每个项目经理的必修课。

 

一、了解项目管理的重要性

 

项目管理是一项重要的管理活动,它为项目团队提供了有效的组织、规划、控制及指导,以确保项目达到成功,所以要想实现项目管理的目的,必须清楚项目管理的重要性。

 

  1. 可衡量的结果:项目管理可以帮助公司创造可衡量的结果,通过清楚的目标和审查机制,帮助公司达到预期的成果。
  2. 有效的沟通:项目管理可以提高团队间的沟通效率,通过规范的流程,可以有效改善项目管理工作,让团队之间更好地协作。
  3. 高效的时间利用:项目管理有助于更好地控制时间,进行合理的时间分配,有助于项目的有效完成。
  4. 质量的提升:项目管理有助于提高项目质量,制定合理的管理措施,能够为项目提供可靠的质量保证。

 

二、实现项目管理目的步骤

 

实现项目管理的目的主要可以分为三个部分:计划、执行和控制。

  • 计划:计划活动是基于项目的目的和范围,将所有需要完成的工作制定成时间表等详细计划,可以通过网络图、甘特图等绘制方法完成。
  • 执行:执行活动是确保项目按计划实施。项目经理应结合资源分配、沟通管理和工作分派等环节来实现,以确保项目管理的目的成功实施。
  • 监控:监控活动是对实施效果进行检查和调整,将实施结果与计划结果进行比较,并采取相应措施以确保项目正确执行。

 

三、善用项目管理方法和工具

 

项目经理可以利用一些任务管理方法推进项目各阶段的工作,还可以在此基础上搭配 Tower 团队协作工具来实现项目管理的目的。

 

1.甘特图(Gantt Chart)

 

甘特图能够帮助项目经理进行任务排期,让项目进度可视化,在 Tower 中,创建甘特图非常简单:设置任务的「开始时间」和「截止时间」,切换「时间线」视图,甘特图就可以自动生成,也可以直接拖动鼠标,给任务进行时间排期。

项目管理的目的

 

2.WBS 工作分解结构

 

WBS 就是把项目拆解成任务,责任到个人的管理方法,项目经理可以把项目分解成任务、子任务,将项目里的工作细化分配,以此来高效推进项目的执行。在 Tower 中,可以根据项目的不同阶段或场景创建任务清单,在任务清单下再逐层分解为任务-子任务。

项目管理的目的

 

项目管理的目的是为公司带来价值,取得相应可交付成果,项目经理需要在管理过程中控制成本、结合市场环境确保其进度按时交付,也需要在项目执行的过程中让项目中的成员可以高效沟通。所以如何实现项目管理的目的也是一门学问,各位项目经理们快快收藏本文吧~

一文带您快速掌握项目管理知识体系基本内容

项目管理知识体系(PMBOK)指的是一组系统性、有组织性的项目管理指南,是国际项目管理协会(PMI)专门为参与项目管理任务的组织及个人提供的准则,是很多从事项目管理人员专业认证必学的内容。今天我们就来通过本文快速了解项目管理知识体系的基本内容~

 

项目管理的定义

 

项目管理知识体系对项目的定义是为了创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。

而项目管理是对项目进行管理,通过有效地组织、规划、控制和协调资源来实现项目目标。它包括定义项目范围、规划任务、安排资源、跟踪进度、评估风险、控制变更等。

项目管理的重要性在于,它可以帮助企业更好地组织和控制项目,以便实现预期的目标,以及更好地管理资源,识别和管理风险。

 

项目管理的五大过程

 

在项目管理知识体系里,项目管理中的活动分成五大过程组,形成结构化的管理,这五个过程组分别为:启动过程组、规划过程组、执行过程组、监控过程组、收尾过程组。

 

启动过程组:定义一个新项目或现有项目的一个新阶段,授权开始该项目或阶段的过程。

规划过程组:明确项目范围,制定具体执行方案的过程。

执行过程组:按照规划过程组输出的项目管理计划,进行执行工作的过程。

监控过程组:跟踪、调整项目进展与绩效,识别必要的计划变更并启动相应变更的过程。

收尾过程组:正式结束项目、阶段,并进行收尾工作的过程。

 

项目管理十大知识领域

 

除了按照过程组对项目管理活动进行分类外,项目管理知识体系为我们详细介绍了另一种分类方式:以项目管理的十大知识领域对项目管理活动进行分类。

 

项目整合管理:协调、统一、平衡和组合项目内所有的活动和过程,是项目管理最核心的内容;

项目范围管理:明确项目范围并进行管理和控制,只做与项目相关的所有事情,坚决不“越线”,杜绝范围蔓延;

项目进度管理:为控制好项目时间,保证按时完成项目所做的管理,一般包括在 WBS 的基础上,估算各活动所需的持续时间,制定项目进度计划,并进行监控;

项目成本管理 :控制项目成本,用有限的资金做好项目内的所有事情;

项目质量管理:把控、管理整个项目的质量,保证项目质量符合项目要求;

项目资源管理:项目资源包括人力资源和实物资源,做好对资源的识别、调用和管理;

项目沟通管理:做好沟通管理,保证项目信息准确同步给相关方;

项目风险管理:识别和分析项目风险,提供解决方案以规避风险;

项目采购管理:采购项目过程中需要的产品、服务或成果来满足项目需求;

项目相关方管理:在项目管理中,项目相关方管理也是重要的一环:任何与项目有直接或间接关系都是项目的相关方,需要对相关方进行系统化地管理。

 

项目管理的 49 个活动

 

项目管理知识体系围绕项目管理五大过程组和十大知识领域衍生出 49 个活动(如下图),也就是本体系的主要内容。通过这样的形式,为我们提供了规划化的指南,帮助我们更系统更结构化地了解项目管理工作。

项目管理知识体系
*图源于《PMBOK》

 

项目管理的基本工具与技术

 

在每个活动中,都会涉及到一些基本技术,项目管理知识体系也为我们介绍了大量基本工具与技术,比如数据收集工具与技术(头脑风暴、问卷与调查、统计抽样等)、数据分析工具与技术(决策树分析、影响图、SWOT分析、因果图、流程图等)、人际关系与团队技能工具与技术(激励、谈判、团队建设等)······

除此之外,还可以借助一些在线项目管理软件进行更高效地管理项目。Tower 项目管理软件,用简单方式打通业务全流程,通过 Tower 将工作在线化,共享任务信息,实时同步项目状态,进行团队知识沉淀,可以让项目管理与团队协作更高效。

项目管理知识体系

 

以上就是项目管理知识体系的基本内容介绍啦,关于项目管理知识体系的详细内容,可以通过《PMBOK》这本书籍进行系统地学习哦~

一篇解决方案带您了解如何高效管理图书出版流程?

图书出版

书中自有黄金屋,大家在阅读时是否会好奇:一本图书是如何出版的呢?图书出版是一项冗长而繁杂的工作。从选题、排版、审核、校对、印刷到出售,每一个阶段都需要经手不同的编辑成员,整个流程需要多部门合作和沟通,最终才能顺利完成图书的出版。

许多图书出版机构在图书生产过程中也经常遇到以下挑战:

  • 多部门合作协同,未能实现出版全流程可视化,出版过程关键节点多,无法有效把控出版进度
  • 每本图书的信息多而杂,通过口头交流或者邮件沟通低效且容易忙中出错,遗漏关键信息

恰逢全国读书节之际,接下来一起来看看 Tower  是如何通过标准化的图书出版流程方案,帮助团队高效管理各环节进度的吧~

 

全流程可视化管理,轻松把控进度

 

看板(Kanban)是一种可视化流程管理的绝佳方法,一本图书的出版流程大致会经过选题申报立项、三审三校、申请书号、设计排版、印刷等步骤。

在 Tower 的看板视图下,结合实际业务流程,通过创建不同任务清单来代表不同阶段,比如将图书出版全流程划分为「立项」、「初审」、「等待付排」、「初排」、「一校」、「二校」、「三校」、「终审」、「付印」、「已入库」、「已完成」等多个阶段。

而一个任务可以表示一本图书,比如,目前处于立项阶段的图书是《82年的金智英》和《你当像鸟飞往你的山》,而《书店日记》和《时间的秩序》已经到了初审阶段。这样能够清晰明了地看到每本图书在出版过程中所处的阶段,对整个过程与进度实现可视化管理。

图书出版

 

在线管理图书关键信息,防止出错

 

图书出版过程中,每本图书的信息多而杂。在每个阶段都需要记录和跟踪相关重要信息,如对应负责人、书本页数、定价、ISBN、出版手续是否办理、书籍尺寸、截止时间等,信息若不及时记录和同步经常容易遗漏和出错。

在 Tower 里,通过自定义字段来展示每本图书的详细信息,方便编辑统筹和记录字数、书本页数、定价等,防止遗漏重要信息,避免造成后续任务延误或者资源浪费,也有利于形成一本图书的知识沉淀卡片。

 

接下来分步骤带您完整了解高效的图书出版流程具体是怎么实现的吧。

 

五步学会高效管理图书出版流程

 

1、一键启用「图书出版」模版

 

在 Tower 里,您可以进入模版中心直接找到「图书出版」模版,使用模版快速启动项目。也可以对模板进行微调,根据实际业务流程,调整任务分组和自定义字段,并沉淀成自己团队的模板,形成标准化流程。

图书出版

 

2、邀请成员协作

 

项目创建完成后,您可以邀请团队中不同部门成员进入项目内进行协作,并为他们分配对应的角色和权限

 

3、创建任务,补充图书信息

 

当准备对一本书立项时,在「立项」阶段下创建对应的任务,并对任务进行信息补充,方便编辑们打开任务详情页就可以查看关于该图书的详细信息。

 

4、实时更新和把控进度

 

如何确保每本图书能够按期出版,每个环节的资源和进度都是需要重点关注的。在看板中,任务可以自由地在不同阶段间进行拖动。当一本书进入下一个阶段时,即可拖拽任务到对应的任务分组下。

以《82年的金智英》为例,「立项」通过进入到「初审」阶段时,可以直接拖拽将任务移动到下一个阶段中,为其指派对应的负责人,责任编辑则能够快速知晓进入「初审」阶段的图书有哪些,以便安排工作内容,推进稿件审核,同时也便于其他成员实时了解图书进度。

同理,「初审」通过后即可将任务移动到「等待付排」,直到所有流程走完,任务移动到最后的阶段「已完成」,一本图书出版就结束啦!

图书出版

 

需要注意的一点是,在过程中还将持续补充图书信息,比如,封面图设计完成后,上传到任务封面,在看板上即可快速看到。

 

除了通过看板,编辑们可以通过进展功能及时查看项目整体动态是否正常,还可以统计任务完成情况,及时发现并解决风险点。

图书出版

 

5、项目经验与资料存档

 

在图书出版的各个环节中,沉淀总结和资料存档也是不可缺失的一项工作。通过 Tower 在线文档功能,我们可以将项目文档和重要资料总结沉淀在 Tower 的文档中,以便后续查询和复盘。

图书出版

通过以上五个步骤,帮助出版社的编辑们可视化管理每一本图书的出版过程,实现标准化出版管理,为大家提供更多的优质图书进行阅读。如果您对 Tower 感兴趣,欢迎访问 Tower 官网了解更多。

项目经理如何把控项目进度?

项目经理是项目的责任人,必须确保在规定的范围、进度、成本和质量要求之下交付出可交付成果,在实际业务中,项目经理面对的最大困难应该是因为各种因素导致的项目延期,所以把控项目进度就是项目经理工作的重中之重,可以从以下四点展开:

 

一、制定详细的项目进度计划

 

项目经理需要制定项目进度计划,为接下来把控项目进度做好基础。将项目工作层层拆解成 WBS,列出为完成项目而必须进行的全部活动,以及这些活动之间的逻辑关系,估算各活动所需要的持续时间(工期),制订项目进度计划。最好可以确定明确的里程碑,并确定每个里程碑的完成时间,这非常利于把控项目进度。

在 Tower ,可以将项目计划分解为任务清单,任务清单下继续逐层分解任务-子任务,并为对应的任务设置任务负责人;在 Tower 时间线视图(甘特图)下,左侧为任务列表及负责人,右侧为时间线。从任务两端圆点处连线至有依赖关系的任务即可快速在任务间搭建起依赖关系。

把控项目进度

 

二、控制进度并及时发现偏差和风险

 

项目经理需要定期检查项目进度,控制进度过程是把实际进度与进度计划中的要求做比较,发现、记录并分析偏差;并做好风险管理,及时发现和解决项目中出现的问题和风险,确保项目按时完成。

 

单项目:

 

在 Tower 时间线视图(甘特图)下,各项任务和里程碑是否逾期一目了然,如果任务逾期,任务的时间将会自动标红,方便项目经理把控项目进度。

把控项目进度

 

多项目:

 

对于多项目管理,可以通过「进展」查看项目组下多个项目的项目状态,包括项目的最新状态、完成进度、起止日期、优先级以及项目负责人等,项目整体进展一目了然。

把控项目进度

 

三、资源优化技术

 

当项目经理发现项目即将偏离进度或已经偏离进度,则需要采取一些应对手段来把控项目进度 —— 资源优化(根据资源情况来调整项目进度计划),资源优化包括资源平衡和资源平滑:

 

  • 资源平衡:对活动的开始日期和完成日期进行调整,没有足够的资源来实施原来计划的工作任务(出现资源短缺)时,就需要进行资源平衡。通常会导致关键路径发生变化。
  • 资源平滑:利用活动的自由和总浮动时间,对进度模型中的活动进行调整,从而使项目资源需求不超过预定的资源限制。这种方式不会改变项目关键路径。

 

四、及时沟通和汇报进度

 

此外,项目经理还需要建立有效的沟通机制,确保项目团队之间及时沟通和同步信息;并定期向相关人员反馈、汇报项目进度及相关情况。

Tower 每条任务都有评论区,可以使用「@」与相关成员进行讨论、交流。

把控项目进度

 

把控项目进度对于项目管理来说至关重要,它可以帮助项目管理者更好地控制项目的进度,以便于及时发现问题并采取有效的补救措施,保证项目能够按时交付,并达到预期的结果。